dyrektor Biura Dyrektora Generalnego – Sławomir Lewandowski
zastępca dyrektora Biura Dyrektora Generalnego – Kazimierz Kalinowski
zastępca dyrektora Biura Dyrektora Generalnego – Małgorzata Kozyra
W skład Biura Dyrektora Generalnego wchodzi:
Biuro Dyrektora Generalnego prowadzi sprawy wynikające z zadań dyrektora generalnego w zakresie zapewnienia ciągłości i organizacji pracy Ministerstwa, rozwoju i utrzymania systemów informatycznych, postępowań o udzielenie zamówień publicznych, nadzoru nad rozpatrywaniem skarg i wniosków, prowadzenia kontroli w urzędzie, doradztwa etycznego, a także bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej.
Do zadań Biura należy w szczególności:
- prowadzenie spraw związanych z organizacją Ministerstwa;
- realizacja działań związanych z planowaniem, budową, rozwojem, utrzymaniem oraz zapewnieniem bezpieczeństwa systemów informatycznych w Ministerstwie, w tym planowanie i koordynacja wydatków na utrzymanie i rozwój systemów informatycznych Ministerstwa;
- prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem i realizacją postępowań o udzielenie zamówień publicznych;
- wykonywanie zadań związanych z kontrolą funkcjonowania komórek organizacyjnych Ministerstwa;
- koordynowanie spraw związanych z organizacją kontroli prowadzonych w Ministerstwie przez Najwyższą Izbę Kontroli i inne organy kontroli;
- koordynowanie i nadzór nad rozpatrywaniem skarg i wniosków wpływających od obywateli i instytucji;
- realizacja działań związanych z oświadczeniami majątkowymi oraz oświadczeniami lustracyjnymi pracowników oraz doradztwo w zakresie etyki;
- prowadzenie rejestrów upoważnień i pełnomocnictw;
- obsługa organizacyjno-prawna spraw związanych z wypełnianiem przez ministra ustawowych zadań "ministra właściwego" dla fundacji, Resortowej Komisji Orzekającej w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych i Rzecznika dyscypliny finansów publicznych;
- prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy w zakresie nadzoru, kontroli, szkoleń i doradztwa oraz ochrony przeciwpożarowej w zakresie szkoleń i kontroli;
- wykonywanie, określone w odrębnym trybie, zadań w ramach powszechnego obowiązku obrony w zakresie planowania operacyjnego i stałego dyżuru oraz kontroli wykonywania zadań obronnych.
Do zadań realizowanych w Wydziale Analiz Systemowych i Organizacji należy:
- prowadzenie spraw związanych z organizacją Ministerstwa, w tym:
a) inicjowanie i opracowywanie projektów rozwiązań w zakresie organizacji urzędu,
b) opracowywanie analiz systemowych i przygotowywanie założeń do działań o charakterze strategicznym w obszarze funkcjonowania dyrektora generalnego,
c) prowadzenie spraw dotyczących współpracy z instytucjami zewnętrznymi w zakresie udoskonalania narzędzi zarządzania oraz koordynowanie pilotażowych projektów z zakresu organizacji i zarządzania urzędem, w których bierze udział Ministerstwo,
d) gromadzenie informacji na temat najlepszych praktyk zarządzania, ze szczególnym uwzględnieniem zarządzania jakością w administracji publicznej,
e) wykonywanie zadań związanych ze sprawowaniem przez dyrektora generalnego bezpośredniego nadzoru nad komórkami organizacyjnymi urzędu w zakresie prawidłowego wykonywania przez nie zadań określonych przez ministra,
f) opracowywanie koncepcji optymalizacji procedur obowiązujących w Ministerstwie,
g) przygotowanie projektów aktów wewnętrznego stanowienia w Ministerstwie, w ramach kompetencji Biura, w tym przepisów kancelaryjnych i regulaminu organizacyjnego Ministerstwa,
h) analizowanie regulaminów wewnętrznych komórek organizacyjnych Ministerstwa przed przedłożeniem dyrektorowi generalnemu do zatwierdzenia oraz prowadzenie ewidencji tych regulaminów,
i) opiniowanie projektów aktów normatywnych, dokumentów rządowych i międzynarodowych oraz projektów aktów wewnętrznego stanowienia w Ministerstwie, dotyczących organizacji urzędu – w zakresie kompetencji Biura,
j) udział w przygotowywaniu przedsięwzięć realizowanych przez Biuro z wykorzystaniem środków europejskich, w tym przygotowywanie, realizacja i rozliczanie właściwych projektów,
k) przygotowywanie, prowadzenie i kontrola realizacji zamówień publicznych realizowanych w zakresie kompetencji Wydziału;
- prowadzenie całokształtu spraw związanych z wykonywaniem przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego obowiązków i uprawnień „ministra właściwego” dla fundacji, w szczególności wykonywanie uprawnień ministra wynikających z ustawy o fundacjach, w tym:
a) badanie sprawozdań składanych przez fundacje pod względem zgodności działania fundacji z prawem i statutem oraz celem, dla realizacji którego zostały ustanowione,
b) przygotowywanie okresowych informacji o działalności fundacji,
c) prowadzenie zbioru akt fundacji, dla których sąd rejestrowy ustanowił organem nadzoru ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego,
d) prowadzenie postępowań związanych z wydawaniem zezwoleń na utworzenie przedstawicielstw fundacji zagranicznych w Polsce;
- prowadzenie obsługi prawnej oraz dokumentacji Resortowej Komisji Orzekającej w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych, zwanej dalej "Komisją Orzekającą", w tym:
a) organizacyjne przygotowywanie rozpraw i posiedzeń oraz protokołowanie rozpraw, posiedzeń i innych czynności Komisji Orzekającej, a także obsługa korespondencji Komisji i jej członków,
b) opracowywanie projektów sprawozdań z działalności Komisji Orzekającej,
c) prowadzenie obsługi organizacyjno-prawnej i biurowej Rzecznika dyscypliny finansów publicznych,
d) wykonywanie, w zakresie dotyczącym działalności Komisji Orzekającej - zadań zleconych przez jej przewodniczącego, a w zakresie działalności Rzecznika dyscypliny finansów publicznych - zadań zleconych przez Rzecznika.
Do zadań realizowanych w Wydziale Rozwoju i Wdrażania Systemów Informatycznych należy:
- analiza potrzeb wparcia technologią informatyczną procesów biznesowych Ministerstwa;
- planowanie i realizacja działań związanych z wykorzystaniem w Ministerstwie nowych technologii teleinformatycznych, w zakresie kompetencji Wydziału;
- analiza wymagań na nowe systemy informatyczne Ministerstwa;
- wdrażanie w Ministerstwie nowych systemów informatycznych;
- utrzymanie systemów informatycznych Ministerstwa w warstwie aplikacyjnej;
- koordynowanie i realizacja projektów budowy nowych lub rozwoju dotychczasowych systemów informatycznych Ministerstwa;
- prowadzenie prac o charakterze rozwojowym i integracyjnym z innymi jednostkami i instytucjami zewnętrznymi;
- współpraca z urzędami i instytucjami zewnętrznymi w zakresie programów „e-government”;
- realizacja zobowiązań wynikających z ustawy o informatyzacji podmiotów publicznych;
- przygotowywanie, prowadzenie i kontrola realizacji zamówień publicznych realizowanych w zakresie kompetencji Wydziału.
Do zadań realizowanych w Wydziale Utrzymania Systemów Informatycznych należy:
-
planowanie i realizacja działań związanych z wykorzystaniem w Ministerstwie nowych technologii teleinformatycznych, w zakresie kompetencji Wydziału;
-
zarządzanie sprzętem i infrastrukturą sieciową Ministerstwa;
-
zarządzanie siecią logiczną w budynkach Ministerstwa;
-
zarządzanie infrastrukturą systemów informatycznych Ministerstwa;
-
zarządzanie i zapewnienie bezpieczeństwa informacji przetwarzanych w systemach informatycznych Ministerstwa;
-
rozwiązywanie problemów użytkowników związanych z użytkowanym sprzętem i oprogramowaniem (help desk);
-
instalacja sprzętu i oprogramowania u użytkowników;
-
koordynowanie zewnętrznych usług serwisu sprzętu dla Ministerstwa;
-
zapewnienie użytkownikom, zgodnie z przepisami ustawy o ochronie informacji niejawnych, dostępu do systemu teleinformatycznego, w którym są wytwarzane, przetwarzane, przechowywane lub przekazywane informacje niejawne, we współpracy ze Stanowiskiem do spraw Ochrony Informacji Niejawnych;
-
przygotowywanie, prowadzenie i kontrola realizacji zamówień publicznych realizowanych w zakresie kompetencji Wydziału.
Do zadań realizowanych w Wydziale Zamówień Publicznych należy:
- gromadzenie informacji o planach zamówień publicznych komórek organizacyjnych Ministerstwa, analizowanie i opiniowanie tych planów oraz opracowywanie na ich podstawie rocznych planów zamówień publicznych;
- współpraca z komórkami organizacyjnymi Ministerstwa w zakresie przygotowywania wniosków o rozpoczęcie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego oraz opiniowanie tych wniosków pod względem formalnym i zgodności z ustawą Prawo zamówień publicznych;
- przedkładanie dyrektorowi generalnemu do zatwierdzenia wniosków o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz o powołanie komisji przetargowej;
- uczestniczenie w przygotowaniu i prowadzeniu postępowań o udzielenie zamówień publicznych, organizowanych i realizowanych na wniosek komórek organizacyjnych Ministerstwa, przez bezpośredni udział w pracach komisji przetargowych w zakresie określonym w procedurach i regulaminie pracy Komisji Przetargowej;
- opiniowanie umów przewidzianych do zawarcia w imieniu Ministerstwa pod kątem ich zgodności z ustawą Prawo zamówień publicznych;
- uczestniczenie w postępowaniach odwoławczych od rozstrzygnięcia protestu;
- prowadzenie rejestru zamówień publicznych oraz gromadzenie dokumentacji prowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego;
- opiniowanie projektów aktów wewnętrznego stanowienia w Ministerstwie oraz projektów w ramach uzgodnień międzyresortowych, dotyczących zamówień publicznych;
- zamieszczanie w Biuletynie Zamówień Publicznych, na tablicy ogłoszeń w siedzibie Ministerstwa, na stronie internetowej Ministerstwa, w prasie oraz przekazywanie Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich do publikacji ogłoszeń dotyczących zamówień publicznych, przewidzianych w ustawie Prawo zamówień publicznych.
Do zadań Stanowiska do Spraw BHP i Ochrony Przeciwpożarowej należy:
- przeprowadzanie bieżących kontroli stanowisk i miejsc pracy w zakresie warunków pracy, przestrzegania przepisów i zasad bhp oraz ochrony przeciwpożarowej w obiektach Ministerstwa i prowadzenie doradztwa dla pracowników Ministerstwa w tym zakresie;
- opracowywanie kart analizy i oceny ryzyka zawodowego dla poszczególnych stanowisk pracy i zapoznawanie z nimi pracowników oraz gromadzenie dokumentacji związanej z analizą i oceną ryzyka zawodowego;
- przekazywanie członkom kierownictwa Ministerstwa oraz kierownikom komórek organizacyjnych informacji o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych wraz z wnioskami dotyczącymi sposobu usunięcia tych zagrożeń;
- sporządzanie rocznej analizy stanu bhp i ochrony przeciwpożarowej w Ministerstwie oraz przedkładanie wniosków i propozycji rozwiązań kierownikom właściwych komórek organizacyjnych i członkom kierownictwa Ministerstwa;
- uczestniczenie w pracach Komisji Bezpieczeństwa i Higieny Pracy oraz organizacyjne przygotowywanie i obsługa jej posiedzeń;
- prowadzenie szkoleń wstępnych (instruktaż ogólny i instruktaż stanowiskowy) z zakresu bhp i ochrony przeciwpożarowej;
- opracowywanie projektów regulacji wewnętrznych dotyczących bhp i ochrony przeciwpożarowej oraz opiniowanie szczegółowych instrukcji w tym zakresie przygotowywanych przez komórki organizacyjne;
- udział w pracach zespołu powypadkowego do ustalania okoliczności i przyczyn wypadków;
- prowadzenie spraw dotyczących wniosków o refundację za zakupione okulary do pracy z monitorem ekranowym;
- udział w pracach przygotowawczych oraz odbiorze inwestycji i remontów budowlanych w obiektach Ministerstwa, w zakresie ich wpływu na warunki pracy i bezpieczeństwo pracowników;
- kontrolowanie przestrzegania terminów okresowych przeglądów technicznych i konserwacji sprzętu przeciwpożarowego;
- współdziałanie i współpraca z instytucjami zewnętrznymi w zakresie warunków pracy, przestrzegania przepisów i zasad bhp oraz ochrony przeciwpożarowej.
Do zadań Stanowiska do Spraw Kontroli, Skarg i Wniosków należy:
- przygotowywanie i realizacja kontroli planowych i doraźnych, w tym opracowywanie programów kontroli;
- analiza wyników kontroli, sporządzanie niezbędnych sprawozdań i informacji oraz przygotowywanie projektów wystąpień pokontrolnych i prowadzenie spraw związanych z wykonywaniem zaleceń pokontrolnych organu zarządzającego kontrolę;
- koordynowanie spraw związanych z organizacją kontroli urzędu prowadzonych przez Najwyższą Izbę Kontroli i inne organy kontroli oraz z przygotowaniem informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków pokontrolnych;
- koordynacja i kontrola załatwiania skarg i wniosków kierowanych do ministra przez obywateli i instytucje;
- prowadzenie ewidencji składanych skarg i wniosków wraz z informacją o sposobie ich załatwienia;
- opracowywanie, w uzasadnionych przypadkach, zbiorczych odpowiedzi na skargi i wnioski na podstawie materiałów uzyskanych od właściwych komórek organizacyjnych Ministerstwa;
- sporządzanie okresowych informacji oraz analiz spraw kierowanych do ministra w trybie skarg i wniosków;
- organizowanie przyjmowania interesantów w trybie skargowym przez członków kierownictwa Ministerstwa.
Do zadań Stanowiska do Spraw Organizacji i Jakości Usług Informatycznych należy:
- planowanie, kontrola oraz rozliczanie wydatkowania środków na utrzymanie i rozwój systemów informatycznych i technologii teleinformatycznej, także w ramach projektów pomocy technicznej;
- przygotowywanie i realizacja oraz planowanie wydatków i rozliczanie projektów w ramach POPT 2007-2013, priorytet 2. Wsparcie informatyczne realizacji NSRO działanie 2.2 Infrastruktura Informatyczna, w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania systemów informatycznych obsługujących procesy zarządzania, monitorowania, kontroli i oceny realizacji NSRO;
- zarządzanie licencjami na oprogramowanie;
- kontrola realizacji zadań w zakresie usług informatycznych zgodnie z określonymi procedurami wewnętrznymi Biura;
- bieżąca współpraca z komórkami organizacyjnumi Ministerstwa w zakresie wyposażenia w sprzęt i oprogramowanie biurowe;
- przygotowywanie, prowadzenie i kontrola realizacji zamówień publicznych finansowanych ze środków budżetowych, we współpracy z Wydziałem Utrzymania Systemów Informatycznych oraz Wydziałem Rozwoju i Wdrażania Systemów Informatycznych.
Do zadań Stanowiska do spraw Doradztwa Etycznego należy:
- wykonywanie zadań związanych z pełnieniem roli doradcy etycznego;
- prowadzenie spraw związanych z oświadczeniami majątkowymi i oświadczeniami lustracyjnymi pracowników Ministerstwa, na podstawie informacji przekazanych przez Biuro Zarządzania Zasobami Ludzkimi, w tym:
a) zbieranie, ewidencjonowanie i analizowanie oświadczeń majątkowych,
b) zbieranie, ewidencjonowanie i przekazywanie do Instytutu Pamięci Narodowej oświadczeń lustracyjnych;
- prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw wydawanych przez ministra, sekretarza stanu, podsekretarzy stanu i dyrektora generalnego.
Do zadań Sekretariatu należy:
- przyjmowanie korespondencji i przedstawianie jej do wglądu Dyrektorowi Biura;
- rozdzielanie korespondencji między komórki organizacyjne Biura lub między pracowników Biura, zgodnie z dekretacją Dyrektora lub Zastępcy Dyrektora Biura;
- prowadzenie ewidencji korespondencji wchodzącej i wychodzącej;
- przyjmowanie od referentów pism do podpisu lub do parafowania przez Dyrektora lub Zastępców Dyrektora Biura;
- przygotowywanie zamówień na prasę i publikacje na potrzeby Biura;
- zaopatrywanie Biura w niezbędne materiały biurowe;
- koordynowanie spraw kadrowych i szkoleniowych pracowników Biura;
- prowadzenie spraw związanych z wyjazdami służbowymi pracowników Biura;
- wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora lub Zastępców Dyrektora Biura