dyrektor departamentu – Agnieszka Kapciak
zastępca dyrektora – Magdalena Jasińska
zastępca dyrektora – Rafał Sukiennik
W skład Departamentu wchodzi:
- Wydział Zarządzania Programem Operacyjnym Rozwój Polski Wschodniej I
Magdalena Puzio - naczelnik wydziału
Maciej Koziara
Krzysztof Miros
Elżbieta Pietraszko
Marcin Wasilewski
- Wydział Zarządzania Programem Operacyjnym Rozwój Polski Wschodniej II
Joanna Gajda-Sobieszczańska - naczelnik wydziału
Paweł Dobosz
Michał Kober
Michał Kowalski
Anna Rudowska
Aneta Sałata
- Wydział Procedur i Kontroli
Katarzyna Wielguszewska - naczelnik wydziału
Agneta Bukowska
Anna Delikat
Małgorzata Górnicka
Agnieszka Sobkiewicz
Bartosz Tajer
Aleksandra Kosior
- Wydział Finansów
Mariusz Kurc - naczelnik wydziału
Anna Bokina
Agnieszka Karpińska
Paweł Królak
Izabela Retmaniak
Beata Szewczyk
Jarosław Walczak
- Wydział Informacji, Promocji i Szkoleń
Urszula Witkowska-Śliwa - naczelnik wydziału
Joanna Gradowska
Jacek Jaworski
Joanna Kossowska
Alina Miselhorn
Anna Sobczyk
- Wydział Analiz i Monitorowania
Anna Szymborska - naczelnik wydziału
Agnieszka Bąk
Roman Chmielewski
Radosław Górecki
Marta Krasowska
Maria Markut
Monika Piotrowska
- Sekretariat
Monika Kwiatkowska
Bożenna Stankiewicz
Departament Programów Ponadregionalnych odpowiada za wykonywanie zadań związanych z pełnieniem przez ministra funkcji Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym Rozwój Polski Wschodniej (PO RPW), prowadzenie prac zmierzających do zidentyfikowania na terenie kraju obszarów wymagających szczególnej interwencji oraz zaprojektowanie odpowiednich narzędzi tej interwencji. Prowadzi także monitoring rozwoju regionów, ze szczególnym uwzględnieniem województw Polski wschodniej.
Do zadań Departamentu należy w szczególności:
- realizacja szczegółowych zadań związanych z pełnieniem przez ministra funkcji Instytucji Zarządzającej Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej, w tym:
a) przygotowanie dokumentów programowych i innych - w tym aktów normatywnych - koniecznych do wdrożenia programu operacyjnego, przygotowywanie i uzgadnianie ich zmian, w szczególności takich dokumentów jak:
i. PO RPW,
ii. Szczegółowy opis priorytetów PO RPW,
iii. Opis systemu zarządzania i kontroli PO RPW,
iv. Instrukcji wykonawczej IZ PO RPW,
v. Wytyczne IZ PO RPW,
vi. Porozumienie z IP PO RPW,
vii. Wzory wniosków i umów o dofinansowanie,
viii. Plan Komunikacji PO RPW,
ix. Plan ewaluacji PO RPW,
b) koordynacja prac związanych z organizacją systemu zarządzania i kontroli PO RPW, w tym nadzór nad ww. systemem oraz systemem instytucjonalnym,
c) inicjowanie, nadzór oraz koordynacja działań służących zapewnieniu prawidłowości programowania, realizacji oraz monitorowania projektów współfinansowanych w ramach PO RPW,
d) kontrola realizacji PO RPW,
e) gromadzenie i opracowywanie informacji o nieprawidłowościach oraz przekazywanie ich do odpowiednich instytucji zgodnie z Systemem informowania o nieprawidłowościach finansowych w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności 2007-2013,
f) przygotowanie i wdrażanie systemu wyboru projektów w ramach PO RPW,
g) monitorowanie postępu realizacji PO RPW, w tym m.in.:
i. opracowywanie i doskonalenie wskaźników monitorowania i ewaluacji w ramach PO RPW,
ii. sporządzanie informacji miesięcznych, sprawozdań okresowych, rocznych i końcowego z wdrażania PO RPW,
iii. weryfikacja informacji miesięcznych, sprawozdań okresowych, rocznych i końcowego z wdrażania PO RPW sporządzonych przez instytucję pośredniczącą PO PRW (PARP),
h) ewaluacja realizacji PO RPW, w szczególności jego efektywności i skuteczności,
i) weryfikacja wydatków poniesionych przez beneficjentów w ramach PO RPW, przygotowanie poświadczeń i deklaracji wydatków oraz wniosków o płatność do Instytucji Certyfikującej w perspektywie 2007-2013 oraz przekazywanie jej wszystkich niezbędnych informacji o procedurach i weryfikacjach prowadzonych odnośnie do wydatków na potrzeby poświadczania,
j) przygotowywanie wniosków do Ministra Finansów o uruchomienie rezerwy celowej na realizację PO RPW, a także weryfikacja przedmiotowych wniosków przygotowanych przez dysponentów innych części budżetowych,
k) przygotowywanie decyzji o zwrocie środków wykorzystanych przez beneficjentów niezgodnie z przeznaczeniem lub z naruszeniem procedur albo pobranych nienależnie lub w nadmiernej wysokości,
l) prowadzenie rejestru kwot podlegających procedurze odzyskiwania oraz kwot wycofanych dla programu operacyjnego,
m) sporządzanie prognoz wydatków w ramach PO RPW,
n) koordynacja i realizacja działań w zakresie informacji i promocji PO RPW,
o) koordynacja i wdrażanie działań w zakresie wykorzystania środków w ramach pomocy technicznej PO RPW,
p) organizacja i obsługa prac Komitetu Monitorującego PO RPW, podkomitetów i grup roboczych oraz udział w ich pracach,
q) współpraca z Departamentem Koordynacji Wdrażania Funduszy Unii Europejskiej w zakresie oceny stopnia wdrażania i rozwoju funkcjonalności Krajowego Systemu Informatycznego KSI (SIMIK 2007-2013),
r) współpraca z Departamentem Przygotowania Projektów Indywidualnych w zakresie monitorowania i przygotowania projektów umieszczonych na listach projektów indywidualnych oraz w zakresie zadań związanych z przygotowaniem projektów przez Inicjatywę JASPERS,
s) współpraca z audytorami zewnętrznymi;
- pełnienie roli Instytucji Strategicznej w zakresie:
a) przygotowania dokumentu oraz monitorowania realizacji Strategii rozwoju społeczno-gospodarczego Polski Wschodniej do roku 2020,
b) prowadzenia prac analitycznych w zakresie identyfikacji obszarów problemowych/ strategicznej interwencji,
c) projektowania i koordynacji wdrażania instrumentów wsparcia zidentyfikowanych obszarów, określonych w lit. b),
d) monitorowania rozwoju regionów, ze szczególnym uwzględnieniem województw Polski Wschodniej;
- koordynowanie współpracy resortu z EUROSTAT i Głównym Urzędem Statystycznym, w tym koordynacja i udział w pracach Grupy zadaniowej ds. systemu informacji statystycznej dla potrzeb polityki regionalnej oraz koordynacja prac nad systemem NTS;
- wykonywanie zadań w ramach powszechnego obowiązku obrony w zakresie planowania operacyjnego i stałego dyżuru.
Wydział Zarządzania Programem Operacyjnym Rozwój Polski Wschodniej I
Do zadań realizowanych w Wydziale należy w szczególności:
- prowadzenie prac nad przygotowaniem i zmianami PO RPW i w innych dokumentach niezbędnych do realizacji PO RPW w zakresie: diagnozy sytuacji społeczno-gospodarczej, analizy dotychczasowego wsparcia, oceny ex-ante, informacji nt. postępowania w sprawie oddziaływania na środowisko, konsultacji społecznych, kwalifikowalności wydatków oraz rekomendacji dla beneficjentów w zakresie ochrony środowiska i zrównoważonego rozwoju;
- przygotowanie wszystkich niezbędnych dokumentów i wkładów merytorycznych w zakresie: osi priorytetowej II i IV oraz działania V.2;
- przygotowanie Wytycznych MRR w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO RPW, a także koordynacja przygotowania i monitorowanie ich stosowania oraz przygotowanie i uzgadnianie ich zmian;
- przygotowanie rozporządzeń w sprawie udzielania przez IP pomocy finansowej w ramach PO RPW, w tym koordynacja przygotowania rozporządzenia MRR w sprawie udzielania przez PARP pomocy finansowej w ramach PO RPW, oraz opracowanie wkładu w zakresie działań II.1., IV.1., oraz V.2. oraz przygotowanie i uzgadnianie zmian;
- nadzór nad realizacją projektów współfinansowanych w ramach PO RPW oraz ich monitorowanie, w tym:
a) koordynacja i udział w pracach grup roboczych ds. przygotowania i realizacji projektów Sieć szerokopasmowa Polski Wschodniej oraz Trasy rowerowe w Polsce Wschodniej,
b) monitorowanie projektów indywidualnych oraz weryfikacja informacji miesięcznych, sprawozdań okresowych, rocznych i końcowego z wdrażania programu operacyjnego sporządzonych przez IP PO RPW, a także przygotowanie wkładów do sprawozdań IZ PO RPW, w zakresie osi priorytetowej II i IV oraz działania V.2 PO RPW,
c) udział w kontrolach: przygotowania i realizacji projektów w ramach osi priorytetowej II i IV oraz działania V.2 PO RPW, a także w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach PO RPW;
- przygotowanie i wdrażanie systemu wyboru projektów w ramach PO RPW, w tym:
a) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Departamentu i Ministerstwa w zakresie przygotowania systemu wyboru projektów,
b) przygotowanie kryteriów wyboru projektów dla osi priorytetowej osi priorytetowej II i IV oraz działania V.2 PO RPW, oraz kwestii środowiskowych;
- prowadzenie spraw w zakresie środowiskowych uwarunkowań realizacji PO RPW, w tym przygotowanie systemu i koordynacja monitorowania środowiskowych oddziaływań programu;
- koordynacja na poziomie IZ PO RPW weryfikacji informacji miesięcznych IP PO RPW oraz sporządzania informacji miesięcznych IZ PO RPW;
- koordynacja na poziomie IZ PO RPW prac w zakresie korzystania z Project pipeline, wspierającego proces przygotowania projektów indywidualnych;
- współpraca z wydziałami właściwymi w zakresie:
a) przygotowywania i aktualizacji Opisu Systemu Zarządzania i Kontroli oraz instrukcji wykonawczych IZ PO RPW,
b) opracowania wytycznych dotyczących PO RPW,
c) opiniowania wniosków do Ministra Finansów o uruchomienie rezerwy celowej na realizację projektów w ramach osi priorytetowej IV PO RPW przygotowanych przez dysponentów innych części budżetowych,
d) ewaluacji PO RPW,
e) sporządzania sprawozdań okresowych i rocznych z wdrażania programu operacyjnego oraz po zakończeniu jego realizacji, w szczególności w ramach osi priorytetowej II i IV oraz działania V.2 PO RPW,
f) weryfikacji prognozy wydatków przygotowywanych przez IP PO RPW,
g) informacji i promocji PO RPW,
h) merytorycznej obsługi Komitetu Monitorującego PO RPW, w zakresie zadań Wydziału,
i) współpracy z audytorami zewnętrznymi,
j) przygotowań do Prezydencji RP w Radzie Unii Europejskiej;
- współpraca z innymi Departamentami Ministerstwa i instytucjami, w szczególności:
a) udział w pracach zespołu roboczego zajmującego się problematyką rozwoju i modernizacji systemu infrastrukturalnego,
b) udział w pracach tematycznej Grupy Sterującej Ewaluacją Innowacyjność gospodarki działającej przy Krajowej Jednostce Oceny,
c) udział w pracach tematycznej Grupy Sterującej Ewaluacją Rozwój i modernizacja infrastruktury, działającej przy Krajowej Jednostce Oceny,
d) udział w grupie Samorządy - Infrastruktura przy Zespole ds. uproszczeń systemu wykorzystania środków funduszy Unii Europejskiej,
e) opiniowanie przygotowywanych przez Ministerstwo aktów normatywnych, dokumentów analitycznych, strategicznych i operacyjnych;
- wykonywanie zadań w ramach powszechnego obowiązku obrony w zakresie planowania operacyjnego.
Wydział Zarządzania Programem Operacyjnym Rozwój Polski Wschodniej II
Do zadań realizowanych w Wydziale należy w szczególności:
- koordynacja i prowadzenie prac w Departamencie nad przygotowaniem i zmianami PO RPW, szczegółowego opisu osi priorytetowych, listy projektów indywidualnych, kryteriów wyboru projektów i innych dokumentów, w tym aktów normatywnych, niezbędnych do realizacji PO RPW, z zastrzeżeniem dokumentów przewidzianych do koordynacji i prowadzenia przez inne wydziały;
- przygotowanie wszystkich niezbędnych dokumentów i wkładów merytorycznych w zakresie: osi priorytetowej I i III oraz działania V.1;
- prowadzenie uzgodnień z KE oraz z innymi instytucjami, tam gdzie jest to wymagane, a także przesyłanie właściwych dokumentów do KE poprzez system SFC;
- przygotowanie rozporządzeń w sprawie udzielania przez IP pomocy finansowej w ramach PO RPW, w szczególności:
a) rozporządzenia w sprawie udzielania przez PARP pomocy finansowej w ramach działania I.3. Wspieranie innowacji, PO RPW,
b) rozporządzenia w sprawie udzielania przez PARP pomocy finansowej w ramach działania I.4. Promocja i współpraca, PO RPW,
c) rozporządzenia w sprawie udzielania przez PARP pomocy finansowej w ramach działania III.2. Infrastruktura turystyki kongresowej i targowej, PO RPW,
d) opracowanie wkładu w zakresie działań I.1., I.2.,III.1., III,2. oraz V.1. do rozporządzenia w sprawie udzielania przez PARP pomocy finansowej w ramach PO RPW,
oraz przygotowanie i uzgadnianie w nich zmian;
- nadzór nad realizacją projektów współfinansowanych w ramach PO RPW oraz ich monitorowanie, w tym:
a) przygotowanie i aktualizacja Listy projektów indywidualnych PO RPW,
b) udział i nadzór pracy grup roboczych ds. przygotowania i realizacji projektów Promocja gospodarcza Polski Wschodniej oraz Promocja turystyczna Polski Wschodniej,
c) monitorowanie projektów indywidualnych oraz weryfikacja sprawozdań miesięcznych, okresowych, rocznych i końcowego z wdrażania programu operacyjnego sporządzonych przez IP PO RPW, a także przygotowanie wkładów do sprawozdań IZ PO RPW, w zakresie osi priorytetowej I, III i działania V.1 PO RPW,
d) udział w kontrolach przygotowania i realizacji projektów w ramach osi priorytetowej I, III i działania V.1 PO RPW;
- przygotowanie i wdrażanie systemu wyboru projektów w ramach PO RPW, w tym:
a) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Departamentu i Ministerstwa w zakresie przygotowania systemu wyboru projektów,
b) przygotowanie kryteriów wyboru projektów dla osi priorytetowej I, III i działania V.1 PO RPW,
c) nadzór nad prowadzonym przez IP procesem naboru projektów w trybie konkursowym w ramach PO RPW;
- współpraca z Departamentem Koordynacji Wdrażania Funduszy Unii Europejskiej w zakresie oceny stopnia wdrażania i rozwoju funkcjonalności KSI, w tym pełnienie funkcji zastępy administratora systemu KSI w ramach IZ PO RPW;
- współpraca z Departamentem Przygotowania Projektów Indywidualnych w zakresie monitorowania i przygotowania projektów umieszczonych na listach projektów indywidualnych oraz w zakresie zadań związanych z przygotowaniem projektów przez Inicjatywę JASPERS, w tym:
a) administrowanie w ramach IZ PO RPW Systemem monitorowania projektów indywidualnych (SMIP),
b) koordynacja prace związanych z monitorowaniem projektów indywidualnych w ramach IZ PO RPW,
c) współpraca z Inicjatywą JASPERS w zakresie przygotowania projektów planowanych do realizacji w ramach PO RPW;
- koordynacja na poziomie IZ PO RPW zagadnień związanych z udzielaniem pomocy publicznej w ramach PO RPW;
- koordynacja prac Departamentu związanych z przygotowaniem oraz realizacją zadań wynikających z Prezydencji Rzeczypospolitej Polskiej w Radzie Unii Europejskiej w 2011 r.;
- współpraca z właściwymi wydziałami w zakresie:
a) przygotowywania i aktualizacji Opisu Systemu Zarządzania i Kontroli oraz instrukcji wykonawczych IZ PO RPW,
b) opracowania wytycznych dotyczących PO RPW,
c) opiniowania wniosków przygotowanych przez dysponentów innych części budżetowych do Ministra Finansów o uruchomienie rezerwy celowej na realizację projektów w ramach PO RPW osi priorytetowej I,
d) ewaluacji realizacji PO RPW,
e) sporządzania sprawozdań okresowych i rocznych z wdrażania programu operacyjnego oraz po zakończeniu jego realizacji,
f) weryfikacji prognozy wydatków przygotowywanych przez IP PO RPW,
g) informacji i promocji PO RPW,
h) merytorycznej obsługi prac Komitetu Monitorującego PO RPW, w zakresie zadań Wydziału,
i) współpracy z audytorami zewnętrznymi,
j) przygotowań do Prezydencji RP w Radzie Unii Europejskiej;
- współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Ministerstwa w zakresie kompetencji Wydziału, w szczególności:
a) udział w pracach tematycznej Grupy Sterującej ewaluacją w zakresie Innowacyjność gospodarki, działającej przy Krajowej Jednostce Oceny,
b) opiniowanie przygotowywanych przez Ministerstwo aktów normatywnych, dokumentów analitycznych, strategicznych i operacyjnych;
- przygotowywanie informacji dla Komitetu Koordynującego NSRO w zakresie zadań Wydziału.
Wydział Procedur i Kontroli
Do zadań realizowanych w Wydziale należy w szczególności:
- przygotowanie dokumentów koniecznych do wdrożenia PO RPW, w szczególności opracowanie i aktualizacja Opisu systemu zarządzania i kontroli PO RPW;
- koordynacja prac związanych z organizacją systemu zarządzania i kontroli PO RPW, w tym nadzór nad systemem zarządzania i kontroli oraz systemem instytucjonalnym, w tym:
a) koordynacja przygotowania i aktualizacji instrukcji wykonawczych IZ PO RPW,
b) weryfikacja i zatwierdzanie instrukcji wykonawczych IP PO RPW;
- sporządzanie i aktualizacja Wytycznych w zakresie sprawozdawczości PO RPW, we współpracy z Wydziałem VI;
- opracowywanie i przygotowanie zmian Porozumienia w sprawie realizacji PO RPW 2007-2013 pomiędzy IZ PO RPW a IP PO RPW oraz przygotowanie i aktualizacja wzorów dokumentów, w tym:
a) wniosku o dofinansowanie w ramach PO RPW wraz z instrukcją wypełnienia,
b) umowy dotyczącej przygotowania projektu (pre–umowy),
c) umowy o dofinansowanie,
d) wniosku o płatność;
- prowadzenie kontroli przebiegu PO RPW, w tym:
a) opracowanie Systemu kontroli w ramach PO RPW,
b) przygotowanie i realizacja Planu Kontroli PO RPW na dany rok,
c) weryfikacja i zatwierdzanie Planu Kontroli IP PO RPW na dany rok,
d) przygotowanie i przeprowadzanie kontroli systemowych oraz kontroli projektów w ramach PO RPW;
- gromadzenie i opracowywanie informacji o nieprawidłowościach oraz przekazywanie ich do odpowiednich instytucji zgodnie z Systemem informowania o nieprawidłowościach finansowych w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności 2007-2013;
- przygotowywanie decyzji o zwrocie środków wykorzystanych przez beneficjentów niezgodnie z przeznaczeniem lub z naruszeniem procedur albo pobranych nienależnie lub w nadmiernej wysokości;
- współpraca z Departamentem Koordynacji Wdrażania Funduszy Unii Europejskiej w zakresie oceny stopnia wdrażania i rozwoju funkcjonalności KSI;
- koordynacja działań związanych z corocznymi audytami systemu zarządzania i kontroli PO RPW, w tym współpraca z Instytucją Audytową;
- koordynacja działań związanych z przeprowadzaniem audytu wewnętrznego w IZ PO RPW;
- koordynacja działań związanych z kontrolami i wizytami monitoringowymi prowadzonymi w IZ PO RPW;
- prowadzenie sekretariatu Zespołu ds. uproszczeń w Ministerstwie – Grupa Samorządy-Infrastruktura oraz prowadzenie prac nad uproszczeniami w ramach PO RPW;
- opiniowanie aktów prawnych i innych dokumentów w zakresie zadań realizowanych przez Wydział, opiniowanie projektów wytycznych horyzontalnych Ministerstwa oraz wytycznych dotyczących PO RPW w zakresie zadań realizowanych przez Wydział;
- współpraca z właściwymi Wydziałami, w szczególności w zakresie:
a) przygotowywania sprawozdań z realizacji PO RPW, w tym sprawozdania rocznego dla KE,
b) przygotowywania i realizacji projektów pomocy technicznej dot. wsparcia zadań realizowanych przez Wydział,
c) przygotowań do Prezydencji RP w Radzie Unii Europejskiej;
- współpraca z właściwymi Departamentami Ministerstwa, w szczególności z Departamentem Instytucji Certyfikującej, Ministerstwem Finansów (Instytucją Audytową) oraz innymi instytucjami zewnętrznymi w zakresie wykonywanych zadań;
- przygotowywanie informacji dla Komitetu Koordynującego NSRO w zakresie zadań Wydziału.
Wydział Finansów
Do zadań realizowanych w Wydziale Finansów należy w szczególności:
- prowadzenie spraw związanych z planowaniem i wykonywaniem budżetu Departamentu, w tym przygotowywanie, we współpracy z właściwym wydziałami, propozycji materiałów do projektu budżetu państwa;
- obsługa, we współpracy z Departamentem Ekonomiczno-Finansowym, procesu udzielania, przekazywania i rozliczania dotacji rozwojowej dla IP PO RPW, w tym:
a) weryfikacja wniosków o udzielenie i przekazanie dotacji,
b) przygotowywanie umów i rocznych planów udzielania dotacji rozwojowej,
c) monitorowanie wykorzystania dotacji rozwojowej,
d) przygotowanie propozycji zmian procedury udzielania, przekazywania i rozliczania dotacji rozwojowej dla IP PO RPW;
- przygotowywanie wniosków do Ministra Finansów o uruchomienie rezerwy celowej na realizację PO RPW, a także weryfikacja przedmiotowych wniosków przygotowanych przez dysponentów innych części budżetowych;
- weryfikacja i poświadczanie, we współpracy z właściwymi wydziałami, Poświadczeń i deklaracji wydatków od Instytucji Pośredniczącej do IZ w ramach PO RPW;
- weryfikacja wniosków o płatność w ramach pomocy technicznej;
- prowadzenie rejestru kwot podlegających procedurze odzyskiwania oraz kwot wycofanych dla PO RPW, w tym:
a) wprowadzanie danych finansowych dot. kwot do odzyskania lub wycofanych do KSI,
b) monitorowanie procesu odzyskiwania środków od beneficjentów,
c) nadzór nad ewidencjonowaniem przedmiotowych danych w KSI przez IP PO RPW;
- sporządzanie Poświadczeń i deklaracji wydatków oraz wniosków o płatność od IZ do IC w ramach PO RPW;
- sporządzanie harmonogramów i prognoz płatności w ramach PO RPW, w tym weryfikacja prognoz płatności Instytucji Pośredniczącej PO RPW oraz w ramach PO PT;
- przygotowywanie we współpracy z właściwymi wydziałami Rocznego Planu Działań w ramach pomocy technicznej PO RPW dla IZ PO RPW oraz projektów pomocy technicznej w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna, dotyczących wsparcia realizacji zadań Departamentu;
- realizacja projektów, o których mowa w pkt 9, a w szczególności ich monitorowanie, rozliczanie (w tym: przygotowywanie wniosków o płatność) oraz kontrola dostarczenia zamawianych produktów;
- weryfikacja i zatwierdzanie wniosku o dofinansowanie Rocznego Planu Działania dla pomocy technicznej w ramach PO RPW dla IP PO RPW;
- przygotowywanie decyzji o dofinansowanie i umów o dofinansowanie w ramach pomocy technicznej PO RPW;
- przygotowanie i monitorowanie realizacji umów zawieranych przez Departament;
- opiniowanie aktów prawnych i innych dokumentów w zakresie zadań realizowanych przez Wydział, opiniowanie projektów wytycznych horyzontalnych Ministerstwa oraz wytycznych dotyczących PO RPW w zakresie zadań realizowanych przez Wydział;
- współpraca z właściwymi wydziałami, w szczególności w zakresie:
a) przygotowywania i aktualizacji Opisu Systemu Zarządzania i Kontroli oraz instrukcji wykonawczych IZ PO RPW w zakresie zadań Wydziału,
b) przygotowywania sprawozdań z realizacji PO RPW, w tym sprawozdania rocznego dla KE,
c) przygotowywania i realizacji projektów pomocy technicznej dot. wsparcia zadań realizowanych przez Wydział;
d) przygotowań do Prezydencji RP w Radzie Unii Europejskiej;
- współpraca z właściwymi wydziałami, właściwymi Departamentami Ministerstwa, w szczególności z Departamentem Ekonomiczno-Finansowym i Departamentem Instytucji Certyfikującej oraz instytucjami zewnętrznymi w zakresie wykonywanych zadań;
- przygotowywanie informacji dla Komitetu Koordynującego NSRO w zakresie zadań Wydziału.
Wydział Informacji, Promocji i Szkoleń
Do zadań realizowanych w Wydziale należy w szczególności:
- upowszechnianie informacji o PO RPW w celu zachęcania potencjalnych beneficjentów do korzystania ze wsparcia w ramach programu, motywowanie projektodawców do właściwej realizacji projektów oraz kształtowanie świadomości społeczeństwa w zakresie efektów realizacji PO RPW, w tym:
a) przygotowanie, realizacja i monitorowanie Planu Komunikacji PO RPW,
b) przygotowywanie i realizacja Rocznych planów działań informacyjno – promocyjnych i szkoleniowych PO RPW,
c) przygotowywanie i przeprowadzanie ogólnopolskich i lokalnych kampanii informacyjnych na temat PO RPW,
d) stała współpraca z mediami,
e) redagowanie strony www.PolskaWschodnia.gov.pl oraz monitorowanie i aktualizowanie treści w części poświęconej PO RPW na stronie www.mrr.gov.pl,
f) koordynowanie publikacji i dystrybucji materiałów nt. PO RPW, w tym m.in.: Sprawozdania rocznego z wdrażania PO RPW, wydawnictw informacyjno-promocyjnych, oraz przygotowania innych materiałów promocyjnych,
g) współpraca z partnerami społeczno-gopodarczymi, w tym przygotowywanie konkursów dotacji dla środowisk pozarządowych;
- wypełnianie innych zobowiązań IZ PO RPW w dziedzinie informacji i promocji:
a) przygotowywanie sprawozdań z realizacji działań informacyjno-promocyjnych w ramach PO RPW na potrzeby IK NSRO (DIP),
b) współpraca z IK NSRO, w tym udział w Grupie Sterującej ds. informacji i promocji,
c) koordynacja działań informacyjno-promocyjnych z IP PO RPW, urzędami wojewódzkimi i urzędami marszałkowskimi województw Polski wschodniej,
d) administrowanie narzędziem informatycznym Baza Wiedzy;
- opracowanie i monitorowanie realizacji Planu szkoleń dla pracowników Departamentu oraz współpraca z IP PO RPW w dziedzinie polityki szkoleniowej, w tym:
a) analiza potrzeb szkoleniowych,
b) aktualizowanie planów szkoleń,
c) organizowanie szkoleń grupowych,
d) ocena efektywności szkoleń,
e) obsługa informatycznych systemów rejestracji szkoleń – QUREZUS i SKIPER;
- prowadzenie sekretariatu i obsługa prac Komitetu Monitorującego PO RPW;
- koordynowanie współpracy międzynarodowej w ramach działań realizowanych przez Departament;
- prowadzenie biblioteki Departamentu;
- koordynowanie i przygotowanie udziału przedstawicieli Departamentu w Komitetach Monitorujących programów krajowych i regionalnych oraz innych spotkaniach poświęconych funduszom UE w zakresie zadań Departamentu;
- przygotowanie dokumentu Strategia rozwoju społeczno-gospodarczego Polski Wschodniej do roku 2020 (z chwilą przyjęcia dokumentu przez Radę Ministrów zadanie zostaje przeniesione do Wydziału Analiz i Monitorowania);
- opiniowanie aktów prawnych i innych dokumentów w zakresie zadań realizowanych przez Wydział, opiniowanie projektów wytycznych horyzontalnych Ministerstwa oraz wytycznych dotyczących PO RPW w zakresie zadań realizowanych przez Wydział;
- współpraca z właściwymi wydziałami, w szczególności w zakresie:
a) przygotowywania i aktualizacji Opisu Systemu Zarządzania i Kontroli oraz instrukcji wykonawczych IZ PO RPW w zakresie zadań Wydziału,
b) przygotowywania sprawozdań z realizacji PO RPW, w tym sprawozdania rocznego dla KE,
c) przygotowywania i realizacji projektów pomocy technicznej dot. wsparcia zadań realizowanych przez Wydział,
d) przygotowań do Prezydencji RP w Radzie Unii Europejskiej;
- współpraca z właściwymi Departamentami Ministerstwa, w szczególności z Biurem Prasowym, Departamentem Informacji, Promocji i Szkoleń oraz instytucjami zewnętrznymi w zakresie wykonywanych zadań;
- przygotowywanie informacji dla Komitetu Koordynującego NSRO w zakresie zadań Wydziału.
Wydział Analiz i Monitorowania
Do zadań realizowanych w Wydziale należy w szczególności:
- prowadzenie prac analitycznych w zakresie identyfikacji obszarów problemowych/ strategicznej interwencji, w tym:
a) opracowanie metodologii delimitacji ww. obszarów, ich typologii i klasyfikacji,
b) koordynacja i udział w pracach Grupy roboczej ds. obszarów problemowych/ strategicznej interwencji;
- projektowanie i koordynacji wdrażania instrumentów wsparcia zidentyfikowanych obszarów problemowych/ strategicznej interwencji;
- monitorowanie rozwoju regionów, ze szczególnym uwzględnieniem województw Polski Wschodniej, w tym m.in. przygotowywanie analiz i prognoz w ww. zakresie w formie raportów, biuletynów, tablic statystycznych itp.;
- opracowanie systemu monitorowania i monitorowanie realizacji Strategii rozwoju społeczno-gospodarczego Polski Wschodniej do 2020 r.;
- wypełnianie zobowiązań Instytucji Zarządzającej PO RPW w zakresie sprawozdawczości, w tym:
a) koordynacja przygotowywania sprawozdań okresowych, rocznych i końcowego z realizacji PO RPW,
b) opracowywanie zmian do systemu wskaźników monitorowania i ewaluacji PO RPW,
c) udział w pracach Grupy ds. Sprawozdawczości i Grupy ds. Wskaźników powołanych przez IK NSRO;
- wypełnianie zobowiązań Instytucji Zarządzającej PO RPW w zakresie ewaluacji, w tym:
a) przygotowanie i realizacja, we współpracy z właściwymi wydziałami, Planu ewaluacji PO RPW na lata 2007-2013 oraz Okresowych (rocznych) planów ewaluacji PO RPW,
b) koordynacja i obsługa prac Grupy Sterującej Ewaluacją PO RPW,
c) współpraca z Krajową Jednostką Oceny w zakresie zadań Wydziału, w tym udział w pracach Zespołu Sterującego Ewaluacją NSRO i tematycznych Grup Sterujących Ewaluacją Rozwój regionalny i przestrzenny oraz Budowa potencjału administracji publicznej i realizacja zasady good governance;
- współpraca z IK NSRO w zakresie tworzenia i rozwoju KSI, w części dotyczącej monitorowania efektów interwencji funduszy UE;
- koordynacja współpracy resortu z GUS, w szczególności w zakresie:
a) prac nad programami badań GUS i uwzględniania w nich potrzeb systemu NSRO,
b) koordynacji i udziału w pracach międzyresortowej Grupy zadaniowej ds. systemu informacji statystycznej dla potrzeb polityki regionalnej,
c) współpracy z Eurostatem, w tym koordynacja prac nad systemem NUTS;
- koordynacja prac Departamentu związanych z przygotowaniami do Prezydencji RP w Radzie Unii Europejskiej, w tym w szczególności związanych z pracami Podzespołu ds. polityki spójności i terytorialnej przy Zespole Realizacyjnym ds. Prezydencji RP w Radzie Unii Europejskiej;
- opiniowanie aktów prawnych i innych dokumentów w zakresie zadań realizowanych przez Wydział, opiniowanie projektów wytycznych horyzontalnych Ministerstwa oraz wytycznych dotyczących PO RPW w zakresie zadań realizowanych przez Wydział;
- współpraca z właściwymi wydziałami, w szczególności w zakresie:
a) przygotowywania i aktualizacji Opisu Systemu Zarządzania i Kontroli oraz instrukcji wykonawczych IZ PO RPW w zakresie zadań Wydziału,
b) przygotowywania sprawozdań z realizacji PO RPW, w tym sprawozdania rocznego dla KE,
c) przygotowywania i realizacji projektów pomocy technicznej dot. wsparcia zadań realizowanych przez Wydział;
- współpraca z właściwymi Departamentami Ministerstwa, oraz instytucjami zewnętrznymi w zakresie wykonywanych zadań;
- przygotowywanie informacji dla Komitetu Koordynującego NSRO w zakresie zadań Wydziału;
- wykonywanie zadań w ramach powszechnego obowiązku obrony w zakresie stałego dyżuru.
Sekretariat
Do zadań realizowanych przez Sekretariat należy w szczególności:
- przyjmowanie i ewidencja poczty kierowanej do Departamentu;
- przygotowywanie, przedkładanie do podpisu i wysyłanie poczty;
- redagowanie pism na zlecenie Dyrektora i Zastępców Dyrektora Departamentu;
- prowadzenie kalendarza spotkań Dyrektora i Zastępców Dyrektora Departamentu;
- kierowanie interesantów zgłaszających się bezpośrednio i telefonicznie do właściwych merytorycznie pracowników oraz udzielanie im informacji co do czasu i trybu załatwiania spraw;
- obsługa spraw pracowniczych, w tym organizowanie naboru nowych pracowników;
- prowadzenie bazy teleadresowej instytucji, z którymi współpracuje Departament;
- prowadzenie bazy aktów prawnych opiniowanych przez Departament;
- zamawianie materiałów biurowych zgodnie z zapotrzebowaniem Departamentu;
- prowadzenie spraw związanych z wyjazdami służbowymi pracowników Departamentu;
- współpraca z właściwym wydziałem w przygotowywaniu i realizacji projektów pomocy technicznej dot. wsparcia zadań realizowanych przez Sekretariat;
- wykonywanie innych zadań zlecanych przez Dyrektora i Zastępców Dyrektora Departamentu.