dyrektor departamentu – Aleksandra Sztetyłło-Budzewska
zastępca dyrektora departamentu – Anita Noskowska-Piątkowska

W skład Departamentu wchodzi:

• Wydział Koordynacji Informacji
  Aleksandra Buczkowska-Garbarczyk
  Michał Godlewski
  Przemysław Lewandowski-Bień
  Magdalena Pater
  Michał Siestrzeńcewicz-Kuczuk
  Anna Szybalska-Idzik
  Magdalena Zielińska
  Przemysław Żukowski - naczelnik
  
  
• Wydział Koordynacji Promocji i Edukacji
  Anna Bugalska
  Małgorzata Ćwikła
  Magdalena Dziubek-Grudzińska
  Kamil Gaweł
  Piotr Górniak
  Katarzyna Kochańska-Linowska
  Edyta Męczyńska
  Dagmara Potęga vel Żabik
  Robert Sidorowicz
  Anna Sulińska-Wójcik – naczelnik
  Anna Wywigacz
  
  
• Zespół do spraw Internetu
  Rafał Jendrzejewski
  Anna Kobylińska
  Łukasz Marek
  Łukasz Mrozik
  
  
• Stanowisko do Spraw Budżetu i Finansów
  Izabella Dyłożyńska-Jakubowska
  Agnieszka Skuza
  
  
• Sekretariat
  Beata Książka
  Joanna Morawska

Departament Informacji, Promocji i Szkoleń pełni funkcje koordynacyjne w zakresie informacji i promocji, w tym odpowiada za zapewnienie spójności planów i harmonogramów działań promocyjnych departamentów Ministerstwa oraz monitorowanie realizacji działań przez poszczególne jednostki w tym zakresie. Ponadto Departament realizuje zadania w zakresie informacji i promocji oraz szkoleń wynikające z pełnienia przez ministra funkcji Instytucji Koordynującej Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia.

Do zadań Departamentu należy w szczególności:

1. przygotowanie Strategii komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata 2007-2013 i jej aktualizacja;
2. koordynacja i monitoring realizacji założeń wynikających ze Strategii komunikacji Funduszy Europejskich oraz wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji oraz aktualizacja ww. dokumentów;
3. przygotowanie i realizacja działań informacyjnych, promocyjnych i edukacyjnych w zakresie Funduszy Europejskich o charakterze przekrojowym i horyzontalnym na podstawie rocznego planu działań Instytucji Koordynującej Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia w zakresie informacji, promocji i edukacji;
4. koordynacja i monitoring przygotowania oraz realizacji planów działań informacyjnych i promocyjnych programów operacyjnych i regionalnych programów operacyjnych;
5. zapewnienie współpracy i wymiany doświadczeń pomiędzy instytucjami i osobami zaangażowanymi w prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych w zakresie Funduszy Europejskich, w szczególności organizacja prac Grupy Sterującej ds. Informacji i Promocji oraz Grupy roboczej ds. informacji, promocji i szkoleń w ramach Komitetu Koordynacyjnego Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia;
6. interpretacja zapisów Strategii komunikacji Funduszy Europejskich, wytycznych oraz innych przepisów w kwestiach dotyczących informacji i promocji oraz opiniowanie projektów aktów prawnych związanych z wdrażaniem Funduszy Europejskich w ww. zakresie;
7. ocena działań informacyjnych i promocyjnych na temat Funduszy Europejskich, w szczególności o charakterze przekrojowym i horyzontalnym oraz prowadzenie badań w tym zakresie;
8. zapewnienie spójności działań informacyjnych, promocyjnych i edukacyjnych w ramach programów operacyjnych współfinansowanych z Funduszy Europejskich podejmowanych przez komórki organizacyjne Ministerstwa, w tym w szczególności:
   a) zapewnienie jednolitej identyfikacji wizualnej na potrzeby Funduszy Europejskich, z wyjątkiem zasad obowiązujących w przypadku Mechanizmu Finansowanego EOG, Norweskiego Mechanizmu Finansowego, Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy i programów Europejskiej Współpracy Terytorialnej oraz sprawowanie nadzoru w tym zakresie;
   b) przygotowanie zbiorczych planów działań informacyjnych i promocyjnych podejmowanych przez instytucje zarządzające programami operacyjnymi na podstawie rocznych planów działań;
   c) koordynacja publikacji materiałów o charakterze przekrojowym i horyzontalnym;
   d) koordynacja prac nad rozbudową, przebudową, rozwojem i wdrożeniem serwisów internetowych Ministerstwa;
   e) koordynacja prac związanych z merytorycznym prowadzeniem serwisów internetowych Ministerstwa, w tym nadzór nad bieżącą obsługą serwisów oraz aktualizacja ich treści we współpracy z redaktorami komórek organizacyjnych;
9. zapewnienie funkcjonowania systemu informacji dla potencjalnych beneficjentów i beneficjentów Funduszy Europejskich obejmującego zagadnienia o charakterze przekrojowym i horyzontalnym;
10. organizowanie konkursów dotacji na działania informacyjne i promocyjne o charakterze przekrojowym i horyzontalnym poświęconych Funduszom Europejskim;
11. wykonywanie zadań w ramach powszechnego obowiązku obrony w zakresie planowania operacyjnego i stałego dyżuru.

Wydział Koordynacji Informacji
Do zadań realizowanych w Wydziale należy:

1. przygotowanie i wdrażanie koncepcji funkcjonowania Sieci Informacji na temat Funduszy Europejskich na lata 2007 – 2013, a w szczególności:
   a) współpraca z jednostkami samorządu terytorialnego (JST) oraz innymi instytucjami zaangażowanymi w realizację zadań związanych z wdrażaniem Funduszy Europejskich lub z informowaniem o Wspólnotach lub Funduszach Europejskich w zakresie ustalenia zasad współpracy, wzajemnych zobowiązań, sposobu finansowania, rozliczania, raportowania i kontroli;
   b) monitorowanie i kontrola realizacji poszczególnych działań prowadzonych przez JST oraz inne instytucje, które otrzymały finansowanie, w celu sprawdzenia faktycznego postępu realizacji projektów, ich jakości oraz zgodności z umową;
2. koordynacja współpracy pomiędzy Ministerstwem Rozwoju Regionalnego a JST w zakresie zadań polegających na informowaniu obywateli o Funduszach Europejskich na lata 2007 – 2013, a w szczególności:
   a) koordynowanie działalności Sieci oraz centrów informacyjnych organizowanych we współpracy z innymi instytucjami w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania Sieci;
   b) planowanie i organizacja szkoleń dla konsultantów Sieci Punktów Informacyjnych w tym prowadzenie spraw związanych z zamówieniami publicznymi;
3. prowadzenie Centralnego Punktu Informacyjnego Ministerstwa Rozwoju Regionalnego udzielającego informacji na temat Funduszy Europejskich, w tym w szczególności:
   a) udzielanie informacji o możliwościach uzyskania pomocy z odpowiedniego programu operacyjnego lub regionalnego programu operacyjnego poprzez: kontakt bezpośredni z beneficjentem, rozmowę telefoniczną, pocztę tradycyjną i elektroniczną;
   b) diagnostyka potrzeb informacyjnych potencjalnego beneficjenta i kierowanie go do odpowiednich instytucji w celu uzyskania szczegółowych informacji;
   c) organizowanie lub udział w konferencjach i spotkaniach informacyjno-promocyjnych dla potencjalnych beneficjentów przynajmniej raz w miesiącu;
4. podejmowanie inicjatyw informacyjnych z innymi instytucjami zaangażowanymi we wdrażanie Funduszy Europejskich lub w informowanie o Wspólnotach Europejskich i informowanie o nich; w tym w szczególności:
   a) organizowanie lub udział w imprezach organizowanych w ramach funkcjonowania Sieci Punktów Informacyjnych;
   b) proponowanie i podejmowanie działań informacyjnych i promocyjnych w ramach Sieci Punktów Informacyjnych;
5. przygotowywanie i realizacja projektów pomocy technicznej w zakresie kompetencji Departamentu.

Wydział Koordynacji Promocji i Edukacji
Do zadań realizowanych w Wydziale należy:

1. przygotowanie Strategii komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata 2007-2013 i jej aktualizacja, w tym:
   a) współpraca z Instytucjami Zarządzającymi PO/RPO w zakresie opracowania, realizacji i aktualizacji dokumentu;
   b) współpraca z Komisją Europejską w zakresie realizacji i aktualizacji dokumentu;
2. koordynacja i monitoring realizacji założeń wynikających ze Strategii komunikacji Funduszy Europejskich oraz wytycznych ministra w zakresie informacji i promocji oraz przygotowywanie aktualizacji ww. dokumentów;
3. przygotowanie i realizacja działań informacyjnych, promocyjnych i edukacyjnych w zakresie Funduszy Europejskich o charakterze przekrojowym i horyzontalnym na podstawie rocznego planu działań Instytucji Koordynującej Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia w zakresie informacji, promocji i edukacji, w tym:
   a) przygotowanie i realizacja kampanii informacyjnych oraz promocyjnych o szerokim zasięgu;
   b) prowadzenie współpracy ze stacjami telewizyjnymi w zakresie promocji funduszy europejskich;
   c) przygotowanie i realizacja wydarzeń o charakterze masowym;
   d) przygotowanie i realizacja imprez o charakterze targowo-wystawienniczym, konferencji itp.;
   e) udział w wydarzeniach o charakterze informacyjnym lub promocyjnym, organizowanych przez podmioty i partnerów zewnętrznych;
   f) przygotowanie i realizacja cyklów szkoleniowych skierowanych do pracowników instytucji zaangażowanych we wdrażania Narodowej Strategii Spójności oraz wybranych horyzontalnych lub przekrojowych grup docelowych;
   g) zapewnienie materiałów promocyjnych na potrzeby realizowanych lub współorganizowanych przedsięwzięć;
   h) prowadzenie spraw związanych z zamówieniami publicznymi;
4. koordynacja i monitoring przygotowania oraz realizacji planów działań informacyjnych i promocyjnych programów operacyjnych i regionalnych programów operacyjnych;
5. monitoring zakupów materiałów promocyjnych dokonywanych przez komórki organizacyjne Ministerstwa;
6. zapewnienie współpracy i wymiany doświadczeń pomiędzy instytucjami i osobami zaangażowanymi w prowadzenie działań informacyjnych, promocyjnych i edukacyjnych w zakresie Funduszy Europejskich, w szczególności organizacja prac Grupy Sterującej ds. Informacji i Promocji oraz Grupy roboczej ds. informacji, promocji i szkoleń w ramach Komitetu Koordynacyjnego Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia;
7. interpretacja zapisów Strategii komunikacji Funduszy Europejskich, wytycznych oraz innych przepisów w kwestiach dotyczących informacji, promocji i szkoleń oraz opiniowanie projektów aktów prawnych związanych z wdrażaniem Funduszy Europejskich w ww. zakresie;
8. ocena działań informacyjnych, promocyjnych i edukacyjnych na temat Funduszy Europejskich, w szczególności o charakterze przekrojowym i horyzontalnym oraz prowadzenie badań w tym zakresie;
9. zapewnienie spójności działań informacyjnych, promocyjnych i edukacyjnych w ramach programów operacyjnych współfinansowanych z Funduszy Europejskich podejmowanych przez komórki organizacyjne Ministerstwa, w tym w szczególności:
   a) zapewnienie jednolitej identyfikacji wizualnej na potrzeby Funduszy Europejskich;
   z wyjątkiem zasad obowiązujących w przypadku Mechanizmu Finansowanego EOG, Norweskiego Mechanizmu Finansowego, Szwajcarsko-Polskiego Programu współpracy i programów Europejskiej Współpracy Terytorialnej oraz sprawowanie nadzoru w tym zakresie;
   b) przygotowanie zbiorczych planów działań informacyjnych i promocyjnych podejmowanych przez instytucje zarządzające programami operacyjnymi na podstawie rocznych planów działań;
   c) koordynacja publikacji materiałów o charakterze przekrojowym i horyzontalnym;
10. organizowanie konkursów dotacji na działania informacyjne i promocyjne o charakterze przekrojowym i horyzontalnym poświęconych Funduszom Europejskim, w tym:
    a) zapewnienie funkcjonowania komisji konkursowej oceniającej i wybierającej projekty, składającej się z przedstawicieli MRR oraz ekspertów zewnętrznych;
    b) koordynacja procesu zawierania umów i dofinansowanie zwycięskich projektów;
    c) monitoring, kontrola i sprawozdawczość realizowanych projektów;
    d) rozliczanie zrealizowanych projektów konkursowych.

Zespół do Spraw Internetu
Do zadań realizowanych w Zespole należy:

1. koordynacja prac nad rozbudową, przebudową, rozwojem i wdrożeniem serwisów internetowych Ministerstwa, w tym:
   a) inicjowanie rozbudowy, przebudowy, rozwoju serwisów internetowych oraz uczestnictwo i współpraca z komórkami organizacyjnymi w realizacji zmian;
   b) dbałość o spójność architektury i grafiki portalu Fundusze Europejskie;
   c) dbałość o spójność grafiki portalu Ministerstwa Rozwoju Regionalnego oraz strony podmiotowej BIP;
2. koordynacja prac związanych z merytorycznym prowadzeniem serwisów internetowych Ministerstwa, w tym nadzór nad ich bieżącą obsługą oraz aktualizacja treści we współpracy z redaktorami komórek organizacyjnych, w tym:
   a) zarządzanie serwisami internetowymi resortu (z wyłączeniem BIP);
   b) ostateczna akceptacja informacji zamieszczanych przez redaktorów departamentalnych przed publikacją w Internecie;
   c) aktualizacja i publikacja informacji w serwisach internetowych urzędu;
   d) tworzenie nowych witryn i zakładek w portalach Ministerstwa Rozwoju Regionalnego;
   e) przygotowanie elementów graficznych portali (bannery, zdjęcia, ikony);
   f) obsługa merytoryczna funkcjonalności serwisów (np. newsletter, zgłoś błąd);
   g) dbałość o wypełnianie obowiązków publikacji informacji (z wyłączeniem BIP) określonych w poszczególnych aktach prawnych;
3. wykonywanie zadań w ramach powszechnego obowiązku obrony w zakresie planowania operacyjnego i stałego dyżuru.

Stanowisko ds. Budżetu i Finansów
Do zadań realizowanych w Stanowisku należy:

1. planowanie budżetu Departamentu w perspektywie kilkuletniej i rocznej oraz kwartalnej i miesięcznej, ze szczególnym uwzględnieniem projektów pomocy technicznej;
2. prowadzenie obsługi finansowo–księgowej Departamentu, w tym:
   a) kontrola pod względem zgodności finansowej w ramach projektów oraz zgodności budżetowej wszystkich faktur, rachunków, umów, aneksów, zamówień oraz zleceń, które wynikają z zadań DIP;
   b) prowadzenie elektronicznych rejestrów umów, faktur oraz innych dokumentów finansowych Departamentu;
3. monitorowanie wydatkowania przez Departament środków na działania informacyjne i promocyjne w ramach poszczególnych projektów i przygotowywanie na tej podstawie raportów oraz okresowych prognoz zapotrzebowania na środki finansowe;
4. zapewnianie właściwego, zgodnego z procedurami obiegu umów i faktur w zakresie działań Departamentu;
5. przygotowanie części finansowej wniosków o płatność oraz koordynowanie składania wniosków o płatność w ramach projektów PO PT;
6. gromadzenie i archiwizacja dokumentów dotyczących spraw związanych z planowaniem, wykorzystywaniem i rozliczaniem środków finansowych wykorzystywanych przez Departament.

Sekretariat
Do zadań realizowanych przez Sekretariat należy:

1. prowadzenie ewidencji korespondencji wchodzącej i wychodzącej oraz udzielanie informacji w tym zakresie;
2. prowadzenie spraw administracyjno-organizacyjnych Departamentu (listy obecności, urlopów, terminarza spotkań Dyrektora i Zastępcy Dyrektora Departamentu, delegacje itp.);
3. przygotowywanie na polecenie Dyrektora oraz Zastępcy Dyrektora Departamentu pism dotyczących spraw administracyjno-organizacyjnych, a także merytorycznych;
4. obsługa Departamentu w zakresie niezbędnym do jego nieprzerwanego funkcjonowania (zamawianie materiałów biurowych, profesjonalnego serwisu do urządzeń technicznych itp.);
5. wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora lub Zastępcę Dyrektora Departamentu;
6. prowadzenie ewidencji dokumentów „zastrzeżonych”;
7. prowadzenie rejestru kontroli Departamentu.