dyrektor biura – Ewa Madej-Popiel
zastępca dyrektora – Edward Borek
zastępca dyrektora – Adam Sikoń

W skład Biura wchodzi:

• Wydział Inwestycji i Nieruchomości
  Ewa Kurdelska - naczelnik wydziału
  Jerzy Walędzik
  Michał Dominiak
  Paweł Dziurdzia
  Małgorzata Pieńkowska
  Krzysztof Skałecki
  Adam Wronka

• Wydział Eksploatacji i Obsługi
  Aldona Ożug - naczelnik wydziału
  Sebastian Barański
  Antonina Bożek
  Małgorzata Brześkiewicz
  Katarzyna Cedro
  Magdalena Dorocińska
  Andrzej Jaworski
  Tadeusz Kloch
  Jerzy Kluss
  Marianna Kowalska
  Robert Łojek
  Magdalena Michajłow
  Sławomir Papierz
  Artur Piotrowski
  Marian Rosłaniec
  Łukasz Strzeszewski
  Robert Sulej
  Mirosław Troć
  Jolanta Wieteska
  
  
• Wydział Gospodarki Materiałowej
  Juliusz Warszawski - naczelnik wydziału
  Elżbieta Dąbrowska
  Grażyna Kozińska
  Monika Łączyńska
  Monika Miklaszewska
  Dorota Milczarek
  Elwira Pietrzak
  Adam Pniewski
  Piotr Strzałkowski
  Wiesław Walewski
  
  
• Zespół Obsługi Transportowej
  Dariusz Czarkowski - kierujący zespołem
  Wojciech Ciechulski
  Adam Danielewicz
  Dariusz Firlej
  Wiesław Galanciak
  Piotr Gąska
  Marek Gołaszewski
  Jacek Gromek
  Zdzisław Kowalczyk
  Sławomir Kozłowski
  Paweł Olszewicz
  Sławomir Sęk
  Jarosław Słowik
  Wojciech Wysokiński
  
  
• Zespół do spraw Budżetu i Organizacji
  Jadwiga Pydyś
  Justyna Matczuk
  Joanna Szulc
  
  

• Zespół Kancelarii Ogólnej
  Urszula Skwarna - kieujący zespołem
  Marcin Brzozowski
  Agnieszka Słonawska-Gambrych
  Bożena Goźlińska
  Łukasz Osiejewski
  Sylwia Tarka
  Mariusz Wachowski

• Stanowisko do spraw Obronnych i Zarządzania Kryzysowego
  Roman-Piotr Bohdanowicz
  Wojciech Filipek

• Stanowisko do spraw Ochrony Osób i Mienia
  Grzegorz Ciak
  Aleksandra Tuziak

• Stanowisko do spraw BHP i Ochrony Przeciwpożarowej
  Elżbieta Lipińska
  Leszek Piotrowski

• Stanowisko do spraw Ochrony Informacji Niejawnych
  Joanna Minkowska - pełomocnik ds. ochrony informacji niejawnych
  Zbigniew Baryło
  Jolanta Osińska

• Stanowisko do spraw Archiwum Zakładowego
  Anna Przybylska

• Sekretariat
  Marta Kowalczyk

Biuro Administracyjne odpowiada za obsługę logistyczno-administracyjną komórek organizacyjnych Ministerstwa, gospodarowanie mieniem Ministerstwa, zarządzanie nieruchomościami pozostającymi w trwałym zarządzie Ministerstwa, ochronę osób i mienia znajdującego się na terenie nieruchomości będących w trwałym zarządzie Ministerstwa, zapewnienie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, a także za realizację zadań w zakresie zarządzania kryzysowego i za przygotowania obronne w dziale administracji rządowej rozwój regionalny.

Realizację zadań ministra w zakresie ochrony informacji niejawnych zapewnia, znajdujące się w strukturze Biura, wyodrębnione, wyspecjalizowane Stanowisko do spraw Ochrony Informacji Niejawnych.

Do zadań Biura należy w szczególności:

1. planowanie środków budżetowych oraz środków pochodzących z innych źródeł przeznaczonych na inwestycje, remonty, utrzymanie nieruchomości oraz na zakupy materiałów i wyposażenia;
2. zarządzanie nieruchomościami będącymi w trwałym zarządzie Ministerstwa, w tym nadzorowanie ich stanu technicznego, planowanie i realizacja inwestycji i remontów, rozliczanie kosztów eksploatacyjnych, a także prowadzenie spraw związanych z wykorzystaniem powierzchni biurowej w obiektach Ministerstwa;
3. zapewnienie wyposażenia w meble, materiały, sprzęt biurowy i inne urządzenia z wyłączeniem sprzętu informatycznego;
4. prowadzenie spraw inwentarzowych oraz ewidencyjnych środków i przedmiotów trwałych, przeprowadzanie inwentaryzacji oraz wykonywanie zadań związanych z likwidacją lub upłynnieniem zbędnych składników majątkowych oraz prowadzenie magazynów;
5. prowadzenie spraw w zakresie transportu i poligrafii;
6. prowadzenie kancelarii ogólnej Ministerstwa oraz archiwum zakładowego Ministerstwa;
7. wykonywanie zadań zapewniających ochronę osób i mienia znajdującego się na terenie nieruchomości będących w trwałym zarządzie Ministerstwa oraz zadań związanych z zapewnieniem dostępu do tych nieruchomości oraz innych obiektów zajmowanych przez Ministerstwo;
8. prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej w Ministerstwie;
9. prowadzenie spraw w zakresie przygotowań obronnych w dziale administracji rządowej rozwój regionalny, w tym:
   a) koordynowanie i prowadzenie procesu planowania obronnego,
   b) koordynowanie i realizacja przedsięwzięć w zakresie przygotowania elementów systemu kierowania bezpieczeństwem narodowym oraz utrzymywania gotowości obronnej
   w Ministerstwie,
   c) koordynowanie przygotowań zapewniających zasoby osobowe do realizacji zadań obronnych oraz planowanie i organizowanie świadczeń na rzecz obrony, niezbędnych do wykonywania zadań obronnych,
   d) programowanie i planowanie szkolenia obronnego oraz jego organizowanie i prowadzenie,
   e) koordynowanie współpracy cywilnowojskowej (Civil Military Cooperation – CIMIC) oraz realizowanie przedsięwzięć przygotowawczych do wypełnienia zadań wynikających z obowiązków państwa gospodarza (Host Nations Support – HNS),
   f) planowanie i prowadzenie kontroli wykonywania zadań obronnych w dziale administracji rządowej rozwój regionalny;
10. przygotowanie Ministerstwa do funkcjonowania w systemie zarządzania kryzysowego i realizacji zadań wynikających z wykazu przedsięwzięć Narodowego Systemu Pogotowia Kryzysowego;
11. programowanie i planowanie przedsięwzięć w zakresie obrony cywilnej oraz organizowanie i nadzór nad funkcjonowaniem formacji obrony cywilnej;

Do zadań Stanowiska do spraw Ochrony Informacji Niejawnych należy w szczególności:

1. zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym stosowanie środków bezpieczeństwa fizycznego;
2. zapewnienie ochrony systemów i sieci teleinformatycznych, w których są przetwarzane informacje niejawne we współpracy z Departamentem Informatyki;
3. opracowywanie planu ochrony informacji niejawnych w Ministerstwie;
4. zarządzanie ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych, w tym szacowanie ryzyka;
5. kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji w Ministerstwie;
6. szkolenie pracowników Ministerstwa w zakresie ochrony informacji niejawnych;
7. wykonywanie czynności w zakresie prowadzenia postępowań sprawdzających związanych z dostępem do informacji niejawnych, wobec pracowników Ministerstwa;
8. opracowywanie i aktualizacja instrukcji dotyczących sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli „poufne” i „zastrzeżone” w Ministerstwie oraz zakresu i warunków stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego w celu ochrony informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”;
9. wykonywanie zadań w ramach powszechnego obowiązku obrony w zakresie ochrony informacji niejawnych.
   

Wydział Inwestycji i Nieruchomości
Do zadań realizowanych w Wydziale należy w szczególności:

1. wykonywanie zadań związanych ze sprawowanym przez Ministerstwo zarządem nieruchomościami Skarbu Państwa;
2. zapewnienie właściwego stanu technicznego nieruchomości zarządzanych przez Ministerstwo, szacowanie wydatków i wnioskowanie o wykonywanie przeglądów i remontów okresowych przez podmioty zewnętrzne oraz nadzór nad ich wykonaniem;
3. przygotowanie i nadzór nad realizacją inwestycji przez podmioty zewnętrzne w nieruchomościach zarządzanych przez Ministerstwo oraz przygotowanie sprawozdań z ich wykonania;
4. prowadzenie spraw związanych z rozliczeniem finansowym kosztów eksploatacyjnych administrowanych nieruchomości oraz ich kontrola merytoryczna;
5. prowadzenie spraw związanych z administrowaniem miejscami postojowymi na terenie parkingu przed budynkiem Ministerstwa przy ul. Wspólnej 2/4, m.in. prowadzenie spraw związanych z przydzielaniem miejsc postojowych, zawieraniem i prowadzeniem umów na najem lub użyczenie tych miejsc oraz prowadzenie ewidencji miejsc postojowych;
6. zapewnienie sprawnego działania urządzeń technicznych, w tym dźwigów towarowych i osobowych;
7. prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem bhp i ochrony przeciwpożarowej w Ministerstwie, z wyłączeniem spraw szkolenia, nadzoru i kontroli w tym obszarze – w zakresie kompetencji Wydziału, w szczególności podczas realizowanych przez podmioty zewnętrzne remontów i inwestycji oraz wykonywanie zaleceń pracowników służby BHP w Ministerstwie w tym zakresie;
8. prowadzenie gospodarki odpadami w ramach właściwości Wydziału we współpracy z Wydziałem Gospodarki Materiałowej;
9. przygotowywanie, prowadzenie i kontrola zamówień publicznych realizowanych w zakresie kompetencji Wydziału;
10. realizowanie zakupów towarów, usług i robót budowlanych na potrzeby związane bezpośrednio z zadaniami wykonywanymi przez Wydział;
11. rozliczanie faktur w zakresie kompetencji Wydziału oraz ich kontrola merytoryczna;
12. opiniowanie projektów aktów prawnych i innych dokumentów, w zakresie właściwości merytorycznej Wydziału.

Wydział Eksploatacji i Obsługi
Do zadań realizowanych w Wydziale należy w szczególności:

1. prowadzenie spraw związanych z eksploatacją nieruchomości zarządzanych lub zajmowanych przez Ministerstwo;
2. utrzymanie czystości obiektów zarządzanych lub zajmowanych przez Ministerstwo, w tym zachowanie szczególnej dbałości o zapewnienie czystości podczas remontów i inwestycji realizowanych przez podmiot zewnętrzny w obiektach zarządzanych przez Ministerstwo, z wyłączeniem terenu budowy;
3. wykonywanie codziennych przeglądów technicznych pomieszczeń (biurowych, sanitarnych i pozostałych), a także sprzętu, instalacji i wyposażenia, a następnie prac związanych z usuwaniem stwierdzonych uszkodzeń i awarii, z wyłączeniem prac inwestycyjno-remontowych wykonywanych przez podmioty zewnętrzne i będących we właściwości Wydziału Inwestycji i Nieruchomości;
4. wspieranie realizacji zadań remontowych i inwestycyjnych realizowanych przez Wydział Inwestycji i Nieruchomości, w szczególności dotyczących napraw i konserwacji instalacji elektrycznej i wodociągowo-kanalizacyjnej;
5. wykonywanie drobnych prac adaptacyjnych, remontowych i konserwacyjnych w nieruchomościach pozostających w trwałym zarządzie Ministerstwa, z wyłączeniem realizowanych przez podmioty zewnętrzne nadzorowane przez właściwe komórki Biura;
6. obsługa prezydialna kierownictwa Ministerstwa;
7. obsługa sal konferencyjnych;
8. wykonywanie prac związanych z transportem wewnętrznym i współpraca w tym zakresie z Wydziałem Gospodarki Materiałowej w szczególności  w zakresie transportu składników majątkowych znajdujących się w magazynach oraz na terenie siedzib Ministerstwa;
9. wykonywanie zadań w ramach powszechnego obowiązku obrony w zakresie utrzymania obiektów stanowisk kierowania;
10. prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem bhp i ochrony przeciwpożarowej w Ministerstwie, z wyłączeniem spraw szkolenia, nadzoru i kontroli w tym obszarze – w zakresie kompetencji Wydziału oraz wykonywanie zaleceń pracowników służby BHP w Ministerstwie w zakresie dotyczącym zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków na stanowiskach pracy i podczas usuwania stwierdzonych uszkodzeń i awarii oraz wykonywania drobnych prac adaptacyjnych i remontowych;
11. prowadzenie gospodarki odzieżą i obuwiem roboczym, środkami ochrony indywidualnej, napojami profilaktycznymi oraz środkami higieny osobistej;
12. dokonywanie płatności za abonament radiowo-telewizyjny;
13. wykonywanie prac związanych z zapewnieniem obsługi poligraficznej Ministerstwa;
14. prowadzenie gospodarki odpadami w ramach właściwości Wydziału we współpracy z Wydziałem Gospodarki Materiałowej;
15. przygotowywanie, prowadzenie i kontrola realizacji zamówień publicznych realizowanych w zakresie kompetencji Wydziału;
16. realizowanie zakupów towarów i usług na potrzeby związane bezpośrednio z zadaniami wykonywanymi przez Wydział;
17. rozliczanie faktur w zakresie kompetencji Wydziału oraz ich kontrola merytoryczna;
18. opiniowanie projektów aktów prawnych i innych dokumentów, w zakresie właściwości merytorycznej Wydziału.

Wydział Gospodarki Materiałowej
Do zadań realizowanych w Wydziale należy w szczególności:

1. zapewnienie wyposażenia w meble, materiały, sprzęt biurowy i inne urządzenia, z wyłączeniem sprzętu informatycznego, w tym:
   a) planowanie i realizacja zakupów materiałów, sprzętu i wyposażenia dla potrzeb Ministerstwa,
   b) planowanie wydatków w zakresie realizowanych zadań,
   c) opracowywanie Planu Zamówień Publicznych Biura,
   d) weryfikacja zamówień składanych przez komórki organizacyjne Ministerstwa pod kątem zapewnienia jednolitych standardów jakościowych stosowanych w Ministerstwie;
2. obsługa magazynowa Ministerstwa;
3. gospodarowanie majątkiem Ministerstwa, w tym:
   a) prowadzenie ksiąg inwentarzowych środków trwałych oraz ewidencji ilościowo-wartościowej pozostałych środków trwałych i wartości niematerialno-prawnych,
   b) wyposażenie pracowników w sprzęt niezbędny do pracy, prowadzenie i rozliczanie kart osobistego wyposażenia pracowników Ministerstwa,
   c) prowadzenie na bieżąco spraw związanych z wyposażeniem pomieszczeń, nadzór nad ruchem składników majątku między obiektami Ministerstwa,
   d) prowadzenie dokumentacji związanej z przyjmowaniem i przekazywaniem majątku Ministerstwa – przekazania, użyczenia, darowizny, depozyt,
   e) systematyczny przegląd środków trwałych i małocennych składników rzeczowych długotrwałego użytkowania, ocena ich przydatności, wnioskowanie o likwidację lub upłynnienie zbędnych składników majątkowych, prowadzenie dokumentacji dla komisji likwidacyjnej,
   f) prowadzenie inwentaryzacji okresowych, zdawczo-odbiorczych, doraźnych i użytkowych w obiektach Ministerstwa,
   g) współpraca z Departamentem Informatyki w zakresie gospodarowania sprzętem komputerowym,
   h) współpraca z Biurem Dyrektora Generalnego w zakresie okresowego uzgadniania sald kont oraz bieżącego rozliczania faktur i przyjmowania na stan środków trwałych, wartości niematerialno-prawnych i pozostałych środków trwałych,
   i) współpraca z wyznaczonymi przedstawicielami instytucji funkcjonujących w obiekcie przy ul. Wspólnej 2/4 w Warszawie w zakresie ruchu materiałowego;
4. prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem bhp i ochrony przeciwpożarowej w Ministerstwie, z wyłączeniem spraw szkolenia, nadzoru i kontroli w tym obszarze – w zakresie kompetencji Wydziału, oraz wykonywanie zaleceń pracowników służby BHP w Ministerstwie w tym zakresie;
5. prowadzenie gospodarki odpadami w ramach właściwości Wydziału oraz koordynacja gospodarki odpadami w ramach Biura, w tym sporządzanie i przekazywanie informacji o korzystaniu ze środowiska, wysokości należnych opłat oraz danych o rodzajach i ilościach wytwarzanych przez Ministerstwo odpadów;
6. wykonywanie zadań w ramach powszechnego obowiązku obrony w zakresie przyjęcia i wyposażenia obiektów stanowisk kierowania;
7. przygotowywanie, prowadzenie i kontrola realizacji zamówień publicznych realizowanych w zakresie kompetencji Wydziału;
8. rozliczanie faktur w zakresie kompetencji Wydziału oraz ich kontrola merytoryczna;
9. opiniowanie projektów aktów prawnych i innych dokumentów, w zakresie właściwości merytorycznej Wydziału.

Zespół Obsługi Transportowej
Do zadań realizowanych w Zespole należy w szczególności:

1. zapewnienie obsługi transportowej kierownictwa Ministerstwa – zgodnie z obowiązującymi przepisami i prowadzenie dokumentacji w tym zakresie;
2. zapewnienie obsługi transportowej urzędu – w ramach posiadanych zasobów oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami wewnętrznymi i prowadzenie dokumentacji w tym zakresie;
3. utrzymanie w sprawności technicznej oraz dbałość o estetykę środków transportu Ministerstwa i prowadzenie dokumentacji w tym zakresie;
4. planowanie wydatków związanych z obsługą transportową oraz sprawnością techniczną i estetyką środków transportu;
5. planowanie wydatków i terminowe ubezpieczanie środków transportu, prowadzenie dokumentacji w tym zakresie, zgłaszanie odpowiednim instytucjom faktów utraty bądź uszkodzenia środków transportu, nadzór nad likwidacją powstałych szkód;
6. planowanie, koordynowanie i kontrola czasu pracy kierowców;
7. nadzór nad garażem podziemnym i garażowymi urządzeniami technicznymi we współpracy ze Stanowiskiem do spraw Ochrony Osób i Mienia;
8. przygotowywanie i ewidencjonowanie dokumentacji dotyczącej ryczałtów samochodowych tytułem używania samochodów prywatnych do celów służbowych, kontrola merytoryczna oświadczeń składanych comiesięcznie przez pracowników Ministerstwa, którym wypłacane są ryczałty;
9. wykonywanie zadań w ramach powszechnego obowiązku obrony w zakresie przyjęcia środków transportu i świadczeń osobowych na potrzeby funkcjonowania stanowisk kierowania;
10. prowadzenie gospodarki odpadami w ramach właściwości Zespołu we współpracy z Wydziałem Gospodarki Materiałowej;
11. prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem bhp i ochrony przeciwpożarowej, z wyłączeniem spraw szkolenia, nadzoru i kontroli w tym obszarze – w zakresie kompetencji Zespołu, oraz wykonywanie zaleceń pracowników służby BHP w Ministerstwie w tym zakresie;
12. przygotowywanie, prowadzenie i kontrola realizacji zamówień publicznych realizowanych w zakresie kompetencji Zespołu;
13. realizowanie zakupów towarów i usług na potrzeby związane bezpośrednio z zadaniami wykonywanymi przez Zespół;
14. rozliczanie faktur w zakresie kompetencji Zespołu oraz ich kontrola merytoryczna;
15. opiniowanie projektów aktów prawnych i innych dokumentów, w zakresie właściwości merytorycznej Zespołu.

Zespół do spraw Budżetu i Organizacji
Do zadań realizowanych w Zespole należy w szczególności:

1. przygotowanie materiałów do projektu ustawy budżetowej z uwzględnieniem programów i projektów finansowych – w zakresie przygotowania budżetu Biura oraz w ramach realizowanych zadań Biura na rzecz innych komórek organizacyjnych Ministerstwa;
2. przygotowanie, monitorowanie i rozliczanie projektów pomocowych realizowanych na rzecz obsługi Ministerstwa;
3. analiza i koordynacja wykorzystania środków budżetowych przeznaczonych na inwestycje i remonty, zakup materiałów i wyposażenia oraz inne zadania wykonywane przez Biuro na rzecz obsługi Ministerstwa;
4. zgłaszanie zapotrzebowania na środki pieniężne na realizację zadań w ramach planu finansowego dysponenta III stopnia do Departamentu Ekonomiczno-Finansowego i Biura Dyrektora Generalnego;
5. opracowywanie i aktualizacja Planu rzeczowo-finansowego wydatków inwestycyjnych Ministerstwa w ramach zadań Biura;
6. monitorowanie wydatkowania środków finansowych będących w dyspozycji Biura ujętych w planie finansowym oraz przygotowywanie propozycji jego zmian i aktualizacji;
7. przygotowanie informacji i sprawozdań z zakresu właściwości merytorycznej Biura, w tym dla Instytucji Zarządzających Programami Operacyjnymi, Najwyższej Izby Kontroli i innych instytucji kontrolujących działalność Biura;
8. prowadzenie spraw z zakresu projektowania budżetu zadaniowego Biura;
9. koordynowanie w ramach właściwości Biura zadań związanych z dokumentowaniem kontroli zarządczej, w tym zadań związanych z zarządzaniem ryzykiem;
10. opracowywanie i aktualizacja regulaminu wewnętrznego oraz innych dokumentów wewnętrznych Biura, a także koordynacja przygotowywania i aktualizacji zakresów obowiązków i opisów stanowisk pracy;
11. prowadzenie spraw kadrowych i szkoleniowych pracowników Biura;
12. współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Biura i Ministerstwa w zakresie planowania, realizacji i kontroli projektów pozostających w zakresie właściwości Biura;
13. opiniowanie projektów aktów prawnych i innych dokumentów, w zakresie właściwości merytorycznej Zespołu.

Zespół Kancelarii Ogólnej
Do zadań realizowanych w Zespole należy w szczególności:

1. przyjmowanie i ewidencjonowanie przesyłek jawnych oraz rozdział i przekazywanie zawartej w nich dokumentacji do komórek organizacyjnych i osób, a także rozdział i przekazywanie przesyłek o klauzuli „zastrzeżone” oraz przesyłek o klauzuli „poufne” w formie listów poleconych do kancelarii tajnej;
2. wysyłanie przesyłek na zewnątrz (ekspedycja), w tym również przesyłek o klauzuli „poufne” i „zastrzeżone”, w formie listów poleconych lub z zadeklarowaną wartością;
3. przyjmowanie, rejestrowanie i przekazywanie korespondencji, w obiegu pocztowym, kurierskim, elektronicznym i w wymianie międzyresortowej;
4. odbiór i przekazywanie korespondencji przychodzącej na Elektroniczną Skrzynkę Podawczą Ministerstwa;
5. zapewnienie właściwego obiegu i dostarczanie korespondencji wewnętrznej i prasy do komórek organizacyjnych Ministerstwa;
6. przygotowywanie, prowadzenie i kontrola realizacji zamówień publicznych realizowanych w zakresie kompetencji Zespołu;
7. rozliczanie faktur w zakresie kompetencji Zespołu oraz ich kontrola merytoryczna.

Stanowisko do spraw Archiwum Zakładowego
Do zadań realizowanych w Stanowisku należy w szczególności:

1. wykonywanie czynności związanych z gromadzeniem, przejmowaniem akt z poszczególnych komórek organizacyjnych Ministerstwa, współpraca z tymi komórkami w celu przygotowania akt do przekazania do archiwum zgodnie z instrukcją kancelaryjną i rzeczowym wykazem akt;
2. przyjmowanie akt, poświadczanie spisów zdawczo-odbiorczych, opracowywanie, ewidencjonowanie, przechowywanie i zabezpieczanie dokumentów archiwalnych;
3. udostępnianie akt osobom upoważnionym;
4. wydzielanie i brakowanie akt;
5. przekazywanie materiałów archiwalnych (kat. A) do archiwum państwowego;
6. udostępnianie upoważnionym osobom dokumentów osobowych i płacowych do sporządzania świadectw pracy i zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu i innych dla potrzeb ZUS;
7. uwierzytelnianie fotokopii zasobów archiwalnych;
8. współpraca z Biurem Dyrektora Generalnego w zakresie wykonywania postanowień instrukcji kancelaryjnej oraz Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych i Archiwum Akt Nowych w zakresie funkcjonowania archiwum zakładowego;
9. rozliczanie faktur oraz ich kontrola merytoryczna;
10. przygotowywanie, prowadzenie i kontrola realizacji zamówień publicznych realizowanych w zakresie kompetencji Stanowiska;
11. opiniowanie projektów aktów prawnych i innych dokumentów, w zakresie właściwości merytorycznej Stanowiska.

Stanowisko do spraw Ochrony Osób i Mienia
Do zadań realizowanych w Stanowisku należy w szczególności:

1. wykonywanie zadań związanych z zapewnieniem dostępu do budynku przy ul. Wspólnej 2/4 oraz innych nieruchomości zajmowanych przez Ministerstwo;
2. kontrola funkcjonowania systemu kontroli dostępu do zarządzanych nieruchomości oraz kontrola wykonywania umów o ochronę osób i mienia, zawartych z podmiotami zewnętrznymi realizującymi usługę ochrony;
3. zapewnienie technicznego działania systemu kontroli dostępu we współpracy z Departamentem Informatyki;
4. współpraca z przedstawicielami instytucji zlokalizowanych w budynku przy ul. Wspólnej 2/4 w Warszawie oraz w jego bezpośrednim sąsiedztwie, w zakresie ruchu osobowego, materiałowego i samochodowego;
5. współpraca w zakresie funkcjonowania ochrony obiektów, tj. budynku i terenu przed budynkiem Ministerstwa przy ul. Wspólnej 2/4 w Warszawie z podmiotami zewnętrznymi wykonującymi czynności ochronne i bieżąca współpraca z tymi podmiotami w zakresie objętym umowami;
6. bieżący nadzór nad prawidłowością korzystania z miejsc postojowych przed budynkiem Ministerstwa przy ul. Wspólnej 2/4 w Warszawie, tj. nadzorowanie zgodności korzystania z zawartą umową lub dyspozycją pracownika Stanowiska;
7. dysponowanie miejscami postojowymi nieobjętymi umowami najmu/użytkowania i pozostającymi w dyspozycji Ministerstwa;
8. nadzór nad służbowymi miejscami parkingowymi zlokalizowanymi w garażu podziemnym;
9. zbieranie informacji i analiza przypadków naruszania bezpieczeństwa na terenie nieruchomości zajmowanych przez Ministerstwo;
10. wydruk kart zbliżeniowych;
11. prowadzenie, wyłącznie dla potrzeb Ministerstwa, zbioru danych osobowych pracowników i gości instytucji mających siedzibę w ochranianym obiekcie;
12. wykonywanie zadań obronnych w zakresie ochrony obiektów stanowisk kierowania;
13. planowanie wydatków w ramach zadań własnych;
14. przygotowywanie, prowadzenie i kontrola realizacji zamówień publicznych z zakresu kompetencji Stanowiska;
15. realizowanie zakupów towarów i usług na potrzeby związane bezpośrednio z zadaniami wykonywanymi przez Stanowisko;
16. rozliczanie faktur w zakresie kompetencji Stanowiska oraz ich kontrola merytoryczna;
17. opiniowanie projektów aktów prawnych i innych dokumentów, w zakresie właściwości merytorycznej Stanowiska.

Stanowisko do spraw BHP i Ochrony Przeciwpożarowej 
Do zadań realizowanych w Stanowisku należy w szczególności:

1. przeprowadzanie bieżących kontroli stanowisk i miejsc pracy w zakresie warunków pracy, przestrzegania przepisów i zasad bhp oraz ochrony przeciwpożarowej w obiektach Ministerstwa i przedstawianie zaleceń do realizacji komórkom organizacyjnym Ministerstwa odpowiedzialnym za zapewnienie prawidłowych warunków oraz prowadzenie doradztwa dla pracowników Ministerstwa w tym zakresie;
2. opracowywanie kart analizy i oceny ryzyka zawodowego dla poszczególnych stanowisk pracy i zapoznawanie z nimi pracowników oraz gromadzenie dokumentacji związanej z analizą i oceną ryzyka zawodowego;
3. przekazywanie członkom kierownictwa Ministerstwa oraz kierownikom komórek organizacyjnych informacji o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych wraz z wnioskami dotyczącymi sposobu usunięcia tych zagrożeń;
4. sporządzanie rocznej analizy stanu bhp i ochrony przeciwpożarowej w Ministerstwie oraz przedkładanie wniosków i propozycji rozwiązań kierownikom właściwych komórek organizacyjnych i członkom kierownictwa Ministerstwa;
5. uczestniczenie w pracach Komisji Bezpieczeństwa i Higieny Pracy oraz organizacyjne przygotowywanie i obsługa jej posiedzeń;
6. prowadzenie szkoleń wstępnych (instruktaż ogólny i instruktaż stanowiskowy) z zakresu bhp i ochrony przeciwpożarowej;
7. opracowywanie projektów regulacji wewnętrznych dotyczących bhp i ochrony przeciwpożarowej oraz opiniowanie szczegółowych instrukcji w tym zakresie przygotowywanych przez komórki organizacyjne;
8. udział w pracach zespołu powypadkowego do ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz sporządzanie dokumentacji powypadkowej wypadków w drodze do i z pracy;
9. prowadzenie spraw dotyczących wniosków o refundację za zakupione okulary do pracy z monitorem ekranowym;
10. udział w pracach przygotowawczych oraz odbiorze inwestycji i remontów w obiektach zarządzanych przez Ministerstwo w zakresie ich wpływu na warunki pracy i bezpieczeństwo pracowników oraz współpraca w tym zakresie z właściwymi komórkami Biura;
11. kontrolowanie przestrzegania terminów okresowych przeglądów technicznych i konserwacji sprzętu przeciwpożarowego;
12. współdziałanie i współpraca z instytucjami zewnętrznymi w zakresie warunków pracy, przestrzegania przepisów i zasad bhp oraz ochrony przeciwpożarowej;
13. nadzór i kontrola nad sprawami związanymi z ewakuacją doraźną obiektu przy ul. Wspólnej 2/4 oraz współpraca w tym zakresie ze Stanowiskiem do spraw Obronnych i Zarządzania Kryzysowego oraz Stanowiskiem do spraw Ochrony Osób i Mienia;
14. planowanie wydatków w ramach zadań własnych;
15. rozliczanie faktur w zakresie kompetencji Stanowiska oraz ich kontrola merytoryczna;
16. opiniowanie projektów aktów prawnych i innych dokumentów, w zakresie właściwości merytorycznej Stanowiska.

Stanowisko do spraw Ochrony Informacji Niejawnych
Do zadań realizowanych w Stanowisku należy w szczególności:

1. zadania realizowane przez Pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych, tj:
   a) zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym stosowanie środków bezpieczeństwa fizycznego,
   b) zapewnienie ochrony systemów teleinformatycznych, w których są przetwarzane informacje niejawne we współpracy z Departamentem Informatyki,
   c) zarządzanie ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych, w szczególności szacowanie ryzyka,
   d) kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji, w szczególności okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów zawierających informacje niejawne,
   e) opracowywanie i aktualizowanie planu ochrony informacji niejawnych w Ministerstwie,
   w tym w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego i nadzorowanie jego realizacji,
   f) przeprowadzanie szkoleń wspólnie z ABW dla ministra,
   g) organizowanie lub przeprowadzanie szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych,
   h) wydawanie zaświadczeń o przeszkoleniu w zakresie ochrony informacji niejawnych,
   i) prowadzenie zwykłych postępowań sprawdzających oraz kontrolnych postępowań sprawdzających,
   j) wydawanie poświadczeń bezpieczeństwa osobowego po zakończeniu zwykłego postępowania sprawdzającego,
   k) wydawanie decyzji o odmowie wydania poświadczenia bezpieczeństwa,
   l) wydawanie decyzji o cofnięciu wydania poświadczenia bezpieczeństwa,
   m) realizowanie procedur związanych z poszerzonym postępowaniem sprawdzającym, prowadzonym przez Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego (ABW),
   n) prowadzenie aktualnego wykazu osób zatrudnionych w Ministerstwie, które posiadają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych oraz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub je cofnięto,
   o) przekazywanie do ABW do ewidencji danych osób uprawnionych do dostępu do informacji niejawnych, a także danych osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub wobec których podjęto decyzję o cofnięciu poświadczenia bezpieczeństwa,
   p) realizowanie procedur związanych z dostępem danej osoby do informacji niejawnych o klauzuli ”zastrzeżone” ,
   q) opracowanie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli „poufne” w Ministerstwie,
   r) opracowanie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” w Ministerstwie,
   s) określenie zagrożeń związanych z nieuprawnionym dostępem do informacji niejawnych lub ich utratą,
   t) przygotowanie przeglądu materiałów niejawnych w celu ustalenia, czy spełniają one ustawowe przesłanki ochrony,
   u) powiadamianie ministra o podejmowanych działaniach zmierzających do wyjaśnienia  okoliczności naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz ograniczenia jego negatywnych skutków,
   v) zawiadamianie ABW o przypadkach naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych o klauzuli „poufne” lub wyżej w Ministerstwie,
   w) opiniowane projektów aktów prawnych i innych dokumentów, w zakresie właściwości merytorycznej Stanowiska;
2. zadania realizowane przez Kierownika Kancelarii Tajnej, tj.:
   a) bezpośredni nadzór nad obiegiem dokumentów niejawnych,
   b) udostępnianie lub wydawanie dokumentów niejawnych osobom do tego uprawnionym,
   c) egzekwowanie zwrotu dokumentów niejawnych,
   d) kontrola przestrzegania właściwego oznaczania i rejestrowania dokumentów niejawnych w Kancelarii oraz w Ministerstwie,
   e) prowadzenie bieżącej kontroli postępowania z dokumentami niejawnymi.

Sekretariat
Do zadań realizowanych przez Sekretariat należy w szczególności:

1. przyjmowanie korespondencji i przedstawianie jej do wglądu dyrektorowi Biura;
2. rozdzielanie korespondencji między komórki organizacyjne Biura lub między pracowników Biura, zgodnie z dekretacją dyrektora lub zastępców dyrektora;
3. prowadzenie ewidencji korespondencji wchodzącej i wychodzącej i nadzorowanie prawidłowości jej obiegu;
4. prowadzenie terminarza spotkań dyrektora i zastępców dyrektora;
5. kierowanie interesantów zgłaszających się bezpośrednio lub telefonicznie do właściwych merytorycznie pracowników oraz udzielanie im informacji odnośnie do czasu i trybu załatwienia spraw;
6. przyjmowanie pism do podpisu lub do parafowania przez dyrektora lub zastępców dyrektora Biura;
7. przygotowywanie zamówień na prasę i publikacje na potrzeby Biura;
8. prowadzenie spraw związanych z wyjazdami służbowymi pracowników Biura;
9. aktualizowanie danych w systemie Lotus Notes;
10. prowadzenie spraw związanych z rejestrowaniem obecności pracowników w pracy;
11. prowadzenie rejestrów upoważnień i pełnomocnictw Biura.