dyrektor departamentu – Anita Noskowska-Piątkowska
zastępca dyrektora departamentu – Robert Sidorowicz

W skład Departamentu wchodzi:

• Wydział Koordynacji Informacji
  Aleksandra Buczkowska-Garbarczyk – naczelnik wydziału
  Michał Godlewski
  Justyna Kossobudzka
  Grażyna Sawicka
  Michał Siestrzeńcewicz-Kuczuk
  Magdalena Zielińska
  
  
• Wydział Koordynacji Promocji i Strategii
  Anna Kobylińska – naczelnik wydziału
  Aneta Cesarek
  Kamil Gaweł
  Jacek Jaworski
  Katarzyna Kochańska-Linowska
  Anna Wywigacz
  
  
• Wydział Portali Internetowych
  Marianna Sidoroff – naczelnik wydziału
  Rafał Jendrzejewski
  Katarzyna Kulczyńska
  Łukasz Marek
  Łukasz Mrozik
  Marta Śliżewska
  
  
• Zespół Budżetu i Finansów
  Izabella Dyłożyńska-Jakubowska
  Agnieszka Jąkalska
  
  
• Wydział Koordynacji Edukacji i Współpracy Międzynarodowej
  Magdalena Dziubek-Grudzińska – naczelnik wydziału
  Aleksandra Ciopińska
  Paweł Cybulski
  Magdalena Dubaniewicz
  Piotr Górniak
  Edyta Męczyńska
  Anna Olszewska-Ciosek
  Anna Szybalska-Idzik
  Małgorzata Trębińska
  Łukasz Turek
  Sebastian Zawadzki
  Agata Żołnacz-Okoń
  
  
• Stanowisko do Spraw Badań
  Paulina Piotrowska
  
  
• Stanowisko do spraw Kontroli, Monitoringu i Programowania
  Aleksandra Sztetyłło-Budzewska – radca ministra
  
  
• Sekretariat
  Joanna Morawska

Departament Informacji, Promocji i Szkoleń realizuje zadania wynikające z pełnienia przez ministra funkcji Instytucji Koordynującej Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia, zwanej dalej „IK NSRO”, w zakresie informacji, promocji i edukacji. Odpowiada za zapewnienie spójności planów i harmonogramów działań promocyjnych dotyczących Funduszy Euripejskich oraz monitorowanie ich realizacji.

Do zadań Departamentu należy w szczególności:

1. przygotowanie Strategii komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata 2007-2013 i jej aktualizacja;
2. koordynacja i monitoring realizacji założeń wynikających ze Strategii komunikacji Funduszy Europejskich oraz wytycznych ministra w zakresie informacji i promocji oraz przygotowywanie aktualizacji ww. dokumentów;
3. przygotowanie i realizacja działań informacyjnych, promocyjnych i edukacyjnych w zakresie Funduszy Europejskich o charakterze przekrojowym i horyzontalnym, na podstawie rocznego planu działań IK NSRO w zakresie informacji, promocji i edukacji;
4. koordynacja i monitoring przygotowania oraz realizacji planów działań informacyjnych i promocyjnych programów operacyjnych i regionalnych programów operacyjnych;
5. zapewnienie współpracy i wymiany doświadczeń pomiędzy instytucjami i osobami zaangażowanymi w prowadzenie działań informacyjnych, promocyjnych i edukacyjnych
   w zakresie Funduszy Europejskich, w szczególności organizacja prac Grupy Sterującej ds. Informacji i Promocji oraz Grupy roboczej ds. informacji, promocji i szkoleń w ramach Komitetu Koordynacyjnego Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia;
6. interpretacja zapisów Strategii komunikacji Funduszy Europejskich, wytycznych oraz innych przepisów w kwestiach dotyczących informacji, promocji i szkoleń oraz opiniowanie projektów aktów prawnych związanych z wdrażaniem Funduszy Europejskich w ww. zakresie;
7. ocena działań informacyjnych, promocyjnych i edukacyjnych na temat Funduszy Europejskich, w szczególności o charakterze przekrojowym i horyzontalnym oraz prowadzenie badań w tym zakresie;
8. zapewnienie spójności działań informacyjnych, promocyjnych i edukacyjnych w ramach programów operacyjnych współfinansowanych z Funduszy Europejskich podejmowanych przez komórki organizacyjne Ministerstwa, w tym w szczególności:
   a) zapewnienie jednolitej identyfikacji wizualnej na potrzeby Funduszy Europejskich, z wyjątkiem zasad obowiązujących w przypadku Mechanizmu Finansowanego EOG, Norweskiego Mechanizmu Finansowego, Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy i programów Europejskiej Współpracy Terytorialnej oraz sprawowanie nadzoru w tym zakresie,
   b) przygotowanie zbiorczych planów działań informacyjnych i promocyjnych podejmowanych przez instytucje zarządzające programami operacyjnymi na podstawie rocznych planów działań,
   c) prowadzenie działalności wydawniczej oraz koordynacja publikacji materiałów o charakterze przekrojowym i horyzontalnym,
   d)  koordynacja prac nad rozbudową, przebudową, rozwojem, wdrożeniem i promocją serwisów internetowych Ministerstwa,
   e)  koordynacja prac związanych z merytorycznym prowadzeniem serwisów internetowych Ministerstwa, w tym nadzór nad bieżącą obsługą serwisów oraz aktualizacja architektury informacji, treści i grafiki serwisów internetowych we współpracy z redaktorami komórek organizacyjnych Ministerstwa;
9. zapewnienie funkcjonowania systemu informacji dla potencjalnych beneficjentów i beneficjentów Funduszy Europejskich obejmującego zagadnienia o charakterze przekrojowym i horyzontalnym;
10. organizowanie konkursów dotacji na działania informacyjne i promocyjne o charakterze przekrojowym i horyzontalnym poświęconych Funduszom Europejskim;
11. współpraca z partnerami społeczno-gospodarczymi, jednostkami samorządu terytorialnego oraz środowiskami opiniotwórczymi w zakresie propagowania wiedzy o Funduszach Europejskich w ramach wydarzeń informacyjnych organizowanych przez te podmioty i środowiska;
12. przygotowanie i realizacja przedsięwzięć promujących skuteczną politykę spójności w kontekście wydarzeń okolicznościowych, np. polskiej prezydencji UE oraz wspieranie komórek organizacyjnych Ministerstwa w tym zakresie;
13. prowadzenie przygotowań w zakresie prac programowo-strategicznych odnośnie polityki informacyjnej Funduszy Europejskich w nowej perspektywie finansowej 2014-2020;
14. wykonywanie zadań w ramach powszechnego obowiązku obrony w zakresie planowania operacyjnego i stałego dyżuru.
    

Wydział Koordynacji Informacji
Do zadań realizowanych w Wydziale należy:

1. wdrażanie i rozwój systemu informacji na temat Funduszy Europejskich na lata 2007-2013,
   a w szczególności:
   a) współpraca z jednostkami samorządu terytorialnego (JST) oraz innymi instytucjami zaangażowanymi w realizację zadań związanych z wdrażaniem Funduszy Europejskich lub z informowaniem o Wspólnotach lub Funduszach Europejskich w zakresie ustalenia zasad współpracy, wzajemnych zobowiązań, sposobu finansowania, rozliczania, raportowania i kontroli,
   b) monitorowanie i kontrola realizacji poszczególnych działań prowadzonych przez JST oraz inne instytucje, które otrzymały finansowanie, w celu sprawdzenia faktycznego postępu realizacji projektów, ich jakości oraz zgodności z umową;
2. koordynacja współpracy pomiędzy Ministerstwem a JST w zakresie zadań polegających na informowaniu obywateli o Funduszach Europejskich na lata 2007-2013, a w szczególności:
   a) koordynowanie działalności Sieci Punktów Informacyjnych oraz centrów informacyjnych organizowanych we współpracy z innymi instytucjami w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania systemu informacji, o którym mowa w pkt. 1),
   b) planowanie i organizacja szkoleń dla konsultantów Sieci Punktów Informacyjnych;
3. nadzór merytoryczny nad jednostką podległą – Centrum Projektów Europejskich w zakresie zawartego porozumienia dotyczącego prowadzenia Centralnego Punktu Informacyjnego Ministerstwa udzielającego informacji na temat Funduszy Europejskich na lata 2007-2013, w tym w szczególności nad:
   a) udzielaniem informacji o możliwościach uzyskania pomocy z odpowiedniego programu operacyjnego lub regionalnego programu operacyjnego oraz wstępnej pomocy przy rozliczaniu projektów poprzez: kontakt bezpośredni z beneficjentem, rozmowę telefoniczną, pocztę tradycyjną i elektroniczną,
   b) diagnostyką potrzeb informacyjnych potencjalnego beneficjenta i kierowaniem go do odpowiednich instytucji w celu uzyskania szczegółowych informacji,
   c) organizowaniem lub udziałem w konferencjach i spotkaniach informacyjno-promocyjnych dla beneficjentów i potencjalnych beneficjentów;
4. podejmowanie inicjatyw informacyjnych z innymi instytucjami zaangażowanymi we wdrażanie Funduszy Europejskich lub w informowanie o Wspólnotach Europejskich, w tym
   w szczególności:
   a) organizowanie lub udział w imprezach organizowanych w ramach funkcjonowania Sieci Punktów Informacyjnych,
   b) proponowanie i podejmowanie działań informacyjnych i promocyjnych w ramach Sieci Punktów Informacyjnych;
5. przygotowanie i realizacja przedsięwzięć informacyjnych promujących skuteczną politykę spójności;
6. przygotowywanie i realizacja projektów pomocy technicznej w zakresie kompetencji Departamentu;
7. współpraca z Wydziałem Koordynacji Edukacji i Współpracy Międzynarodowej przy realizacji planu wydawniczego Departamentu;
8. prowadzenie spraw związanych z zamówieniami publicznymi w ramach realizowanych działań.
   
   

Wydział Koordynacji Promocji i Strategii
Do zadań realizowanych w Wydziale należy:

1. koordynacja i monitoring realizacji założeń wynikających ze Strategii komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata 2007-2013 oraz wytycznych ministra w zakresie informacji i promocji, w tym:
   a) weryfikacja i opiniowanie zgodności ze Strategią komunikacji Funduszy Europejskich modyfikacji i aktualizacji planów komunikacji programów operacyjnych i regionalnych programów operacyjnych,
   b) opracowywanie rocznych sprawozdań z realizacji Strategii komunikacji Funduszy Europejskich,
   c) przygotowanie modyfikacji wytycznych ministra w zakresie informacji i promocji,
   d) zapewnienie jednolitej identyfikacji wizualnej na potrzeby Funduszy Europejskich, z wyjątkiem zasad obowiązujących w przypadku Mechanizmu Finansowanego EOG, Norweskiego Mechanizmu Finansowego, Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy i programów Europejskiej Współpracy Terytorialnej oraz sprawowanie nadzoru w tym zakresie;
2. przygotowanie okresowych aktualizacji Strategii komunikacji Funduszy Europejskich, w tym:
   a) współpraca z Instytucjami Zarządzającymi programami operacyjnymi i regionalnymi programami operacyjnymi w zakresie realizacji i aktualizacji dokumentu,
   b) współpraca z Komitetem Koordynacyjnym Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia w zakresie realizacji i aktualizacji dokumentu,
   c) współpraca z Komisją Europejską w zakresie realizacji i aktualizacji dokumentu;
3. koordynacja opracowania rocznego planu działań IK NSRO w zakresie informacji, promocji oraz przygotowania sprawozdań z jego realizacji;
4. koordynacja i monitoring przygotowania oraz realizacji rocznych planów działań informacyjnych i promocyjnych programów operacyjnych i regionalnych programów operacyjnych, w tym:
   a) weryfikacja i opiniowanie zgodności ze Strategią komunikacji Funduszy Europejskich modyfikacji i aktualizacji rocznych planów działań informacyjnych i promocyjnych programów operacyjnych i regionalnych programów operacyjnych,
   b) weryfikacja sprawozdań w zakresie dotyczącym informacji i promocji programów operacyjnych i regionalnych programów operacyjnych;
5. interpretacja zapisów Strategii komunikacji Funduszy Europejskich, wytycznych ministra w zakresie informacji i promocji oraz innych przepisów w kwestiach dotyczących promocji i informacji oraz opiniowanie projektów aktów prawnych związanych z wdrażaniem Funduszy Europejskich w ww. zakresie;
6. zapewnienie spójności działań promocyjnych i informacyjnych w ramach programów operacyjnych współfinansowanych z Funduszy Europejskich podejmowanych przez komórki organizacyjne Ministerstwa, w tym w szczególności:
   a) przygotowanie zbiorczych planów działań promocyjnych i informacyjnych podejmowanych przez instytucje zarządzające programami operacyjnymi na podstawie rocznych planów działań,
   b) koordynacja opracowania i realizacji kampanii promocyjnych i informacyjnych o szerokim zasięgu poświęconych Narodowej Strategii Spójności i programom operacyjnym, dla których komórki organizacyjne Ministerstwa pełnią funkcję instytucji zarządzających,
   c) koordynacja współpracy ze stacjami telewizyjnymi i radiowymi w zakresie promocji i informacji dotyczącej Funduszy Europejskich, podejmowanej przez komórki organizacyjne Ministerstwa;
7. przygotowanie i realizacja działań promocyjnych i informacyjnych w zakresie Funduszy Europejskich o charakterze przekrojowym i horyzontalnym na podstawie rocznego planu działań IK NSRO w zakresie promocji i informacji, w tym:
   a) przygotowanie i realizacja kampanii promocyjnych oraz informacyjnych o szerokim zasięgu,
   b) współpraca ze stacjami telewizyjnymi i radiowymi w zakresie promocji i informacji o Funduszach Europejskich,
   c) współpraca z wydawcami prasowymi w zakresie promocji i informacji o Funduszach Europejskich,
   d) współpraca z zewnętrznymi portalami internetowymi w zakresie promocji i informacji o Funduszach Europejskich, we współpracy z Wydziałem Portali Internetowych;
8. organizowanie konkursów dotacji na działania promocyjne i informacyjne o charakterze przekrojowym i horyzontalnym poświęconych Funduszom Europejskim, w tym:
   a) zapewnienie funkcjonowania komisji konkursowej oceniającej i wybierającej projekty, składającej się z przedstawicieli Ministerstwa oraz ekspertów zewnętrznych,
   b) koordynacja procesu zawierania umów o dofinansowanie zwycięskich projektów,
   c) monitoring, kontrola i sprawozdawczość realizowanych projektów,
   d) rozliczanie zrealizowanych projektów konkursowych;
9. zapewnienie współpracy i wymiany doświadczeń pomiędzy instytucjami i osobami zaangażowanymi w prowadzenie działań informacyjnych, promocyjnych i edukacyjnych
   w zakresie Funduszy Europejskich, w szczególności organizacja prac Grupy Sterującej
   ds. Informacji i Promocji oraz Grupy roboczej ds. informacji, promocji i szkoleń w ramach Komitetu Koordynacyjnego Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia;
10. prowadzenie przygotowań w zakresie prac programowo-strategicznych dotyczących polityki informacyjnej Funduszy Europejskich w perspektywie finansowej 2014-2020;
11. przygotowanie i realizacja przedsięwzięć promujących skuteczną politykę spójności;
12. współpraca z Wydziałem Koordynacji Edukacji i Współpracy Międzynarodowej przy realizacji planu wydawniczego Departamentu;
13. przygotowywanie i realizacja projektów pomocy technicznej w zakresie kompetencji Departamentu;
14. prowadzenie spraw związanych z zamówieniami publicznymi w ramach realizowanych działań.
    

Wydział Portali Internetowych
Do zadań realizowanych w Wydziale należy:

1. koordynacja prac nad rozbudową, przebudową, rozwojem, wdrażaniem i promocją serwisów internetowych Ministerstwa, a w tym:
   a) inicjowanie budowy, rozbudowy, przebudowy, rozwoju serwisów internetowych oraz uczestnictwo i współpraca z komórkami organizacyjnymi Ministerstwa w celu realizacji zmian;
   b) dbałość o spójność architektury informacji, treści i grafiki Portalu Funduszy Europejskich, edukacyjnego portalu dla dzieci i młodzieży o Funduszach Europejskich oraz Mapy Dotacji Unii Europejskiej;
   c) dbałość o spójność architektury informacji i grafiki na oficjalnej stronie internetowej Ministerstwa;
   d) dbałość o dostępność serwisów internetowych Ministerstwa dla osób niepełnosprawnych we współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi Ministerstwa, w szczególności z Biurem Ministra i Departamentem Informatyki;
   e) inicjowanie i koordynowanie działań na rzecz wysokiego pozycjonowania stron internetowych Ministerstwa w wyszukiwarkach oraz prowadzenie kampanii kontekstowych w Internecie;
2. koordynacja prac związanych z merytorycznym prowadzeniem serwisów internetowych Ministerstwa, w tym nadzór nad ich bieżącą obsługą oraz aktualizacja architektury informacji, treści i grafiki stron www we współpracy z redaktorami departamentalnymi i regionalnymi, w tym:
   a) zarządzanie serwisami internetowymi Ministerstwa (z wyłączeniem BIP),
   b) ostateczna akceptacja informacji zamieszczanych przez redaktorów departamentalnych przed publikacją w Internecie,
   c) aktualizacja i publikacja informacji w serwisach internetowych Ministerstwa,
   d) tworzenie nowych witryn i zakładek w serwisach internetowych Ministerstwa,
   e) przygotowanie elementów graficznych serwisów internetowych Ministerstwa (bannery, zdjęcia, ikony itp.),
   f) obsługa merytoryczna funkcjonalności serwisów (np. wyszukiwarka dotacji, cykl życia projektu, newsletter, zgłoś błąd),
   g) dbałość o wypełnianie obowiązków publikacji informacji (z wyłączeniem BIP) określonych w poszczególnych aktach prawnych,
   h) pełnienie funkcji administratora zarządzającego w intranetowym systemie Baza Wiedzy
   o Funduszach Europejskich;
3. przygotowanie i realizacja działań promocyjnych i informacyjnych w zakresie Funduszy Europejskich o charakterze przekrojowym i horyzontalnym z udziałem narzędzi elektronicznych, zarówno w ramach serwisów internetowych Ministerstwa jak i zewnętrznych serwisów internetowych, w tym również koordynacja działań prowadzonych przez Ministerstwo w mediach społecznościowych w tym zakresie;
4. zarządzanie, moderacja i aktualizacja Forum internetowego o Funduszach Europejskich;
5. przygotowanie i realizacja przedsięwzięć promujących skuteczną politykę spójności;
6. wykonywanie zadań w ramach powszechnego obowiązku obrony w zakresie planowania operacyjnego i stałego dyżuru.
   

Zespół Budżetu i Finansów
Do zadań realizowanych w Zespole należy:

1. planowanie budżetu Departamentu w perspektywie kilkuletniej i rocznej oraz kwartalnej i miesięcznej, ze szczególnym uwzględnieniem projektów pomocy technicznej;
2. prowadzenie obsługi finansowo-księgowej Departamentu, w tym:
   a) kontrola pod względem zgodności finansowej w ramach projektów oraz zgodności budżetowej wszystkich faktur, rachunków, umów, aneksów, zamówień oraz zleceń, które wynikają z zadań Departamentu,
   b) prowadzenie elektronicznych rejestrów umów, faktur oraz innych dokumentów finansowych Departamentu;
3. monitorowanie wydatkowania przez Departament środków na działania informacyjne i promocyjne w ramach poszczególnych projektów i przygotowywanie na tej podstawie raportów oraz okresowych prognoz zapotrzebowania na środki finansowe;
4. zgłaszanie zapotrzebowania na środki pieniężne na realizację zadań w ramach planu finansowego dysponenta III stopnia do Departamentu Ekonomiczno-Finansowego i Biura Dyrektora Generalnego;
5. zapewnianie właściwego, zgodnego z procedurami obiegu umów i faktur w zakresie działań Departamentu;
6. przygotowanie części finansowej wniosków o płatność oraz koordynowanie składania wniosków o płatność w ramach projektów PO PT;
7. gromadzenie i archiwizacja dokumentów dotyczących spraw związanych z planowaniem, wykorzystywaniem i rozliczaniem środków finansowych wykorzystywanych przez Departament;
8. przygotowanie i prowadzenie części finansowej w ramach kontroli na miejscu, realizowanej w sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich (PIFE).
   

Wydział Koordynacji Edukacji i Współpracy Międzynarodowej
Do zadań realizowanych w Wydziale należy:

Sekretariat
Do zadań realizowanych przez Sekretariat należy:

1. prowadzenie ewidencji korespondencji wchodzącej i wychodzącej oraz udzielanie informacji w tym zakresie;
2. prowadzenie spraw administracyjno-organizacyjnych Departamentu (listy obecności, urlopów, terminarza spotkań dyrektora i zastępcy dyrektora Departamentu, delegacje itp.);
3. przygotowywanie na polecenie dyrektora oraz zastępcy dyrektora Departamentu pism dotyczących spraw administracyjno-organizacyjnych, a także merytorycznych;
4. obsługa Departamentu w zakresie niezbędnym do jego nieprzerwanego funkcjonowania (zamawianie materiałów biurowych, profesjonalnego serwisu do urządzeń technicznych itp.);
5. prowadzenie ewidencji dokumentów „zastrzeżonych”;
6. prowadzenie rejestru kontroli Departamentu;
7. wykonywanie innych zadań zleconych przez dyrektora lub zastępcę dyrektora Departamentu.